অ্যাডমিশন ম্যানেজমেন্ট
সম্পূর্ণ ইনকোয়ারি-থেকে-এনরোলমেন্ট যাত্রার জন্য তৈরি অ্যাডমিশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
প্রতিটি চ্যানেল থেকে আসা ভর্তির ইনকোয়ারি ক্যাপচার, ট্র্যাক এবং রূপান্তর করুন একটি একক পাইপলাইনে।
অ্যাডমিশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ইনকোয়ারির জন্য রেজিস্টার ও স্প্রেডশিটের পুরনো পদ্ধতির পরিবর্তে একটি একক পাইপলাইন তৈরি করে, যা প্রথম যোগাযোগ থেকে শুরু করে এনরোলমেন্ট পর্যন্ত প্রতিটি সম্ভাব্য শিক্ষার্থীকে ট্র্যাক করে। ইনকোয়ারি ওয়েবসাইট, ওয়াক-ইন, ফোন কল বা WhatsApp—যে মাধ্যমেই আসুক না কেন, তা একই সিস্টেমে যুক্ত হয়। ফলে কোনো কিছুই বাদ পড়ে না এবং আপনার কাউন্সিলররা সর্বদা জানেন এর পর কী ফলো-আপ করতে হবে।
অধিকাংশ প্রতিষ্ঠান ইনকোয়ারির একটি বড় অংশ হারায় যোগ্যতার অভাবে নয়, বরং সময়মতো কেউ ফলো-আপ না করার কারণে। সপ্তাহে স্প্রেডশিটে ৫০টি ইনকোয়ারি সামলানো একজন কাউন্সিলরের পক্ষে কার সাথে যোগাযোগ করা হয়েছে, কখন করা হয়েছে এবং তারা কী বলেছেন তা ট্র্যাক করা সম্ভব নয়। অ্যাডমিশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ফলো-আপ সিকোয়েন্স স্বয়ংক্রিয় করে এর সমাধান করে — ফ্রন্ট অফিস যত ব্যস্তই থাকুক না কেন, নির্দিষ্ট সময়ে রিমাইন্ডার চলে যায়।
একাধিক ক্যাম্পাস বা শাখা পরিচালিত গ্রুপগুলোর জন্য, এই একই সিস্টেম কেন্দ্রীয় ভর্তি অফিসকে হাতে তৈরি সাপ্তাহিক রিপোর্টের জন্য অপেক্ষা না করে প্রতিটি লোকেশনের ইনকোয়ারি ভলিউম, কনভার্সন রেট এবং ড্রপ-অফ পয়েন্টের একটি লাইভ ভিউ প্রদান করে।
কী কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে
সর্বজনীন ইনকোয়ারি ক্যাপচার
ওয়েবসাইট ফর্ম, ফোন কল, ওয়াক-ইন বা WhatsApp মেসেজের মাধ্যমে আসা প্রতিটি ইনকোয়ারি আসার সাথে সাথেই একই পাইপলাইনে যুক্ত হয় এবং উৎস ও পছন্দের প্রোগ্রাম অনুসারে ট্যাগ হয়ে যায়। নতুন কী এলো তা দেখতে কাউন্সিলরদের ৫টি আলাদা জায়গা চেক করার বদলে একটি একক কিউ (queue) থেকে কাজ করার সুযোগ মেলে।
স্বয়ংক্রিয় ফলো-আপ সিকোয়েন্স
ইনকোয়ারি লগ হওয়ার পর, নির্দিষ্ট সময়ের রিমাইন্ডার ও মেসেজের একটি সিকোয়েন্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু হয়। ফলে কাউন্সিলর অন্য কাজে ব্যস্ত থাকলেও কোনো লিড হাতছাড়া হয় না। প্রোগ্রাম অনুযায়ী এই সিকোয়েন্স কাস্টমাইজ করা যায়, যাতে প্রিস্কুলের সিটের জন্য খোঁজ নেওয়া অভিভাবক এবং পোস্টগ্রাজুয়েট আবেদনকারী আলাদা ক্যাডেন্স পান।
অনলাইন আবেদন ফর্ম
কাগজের ফর্ম ও আলাদা ডিমান্ড ড্রাফট জমা দেওয়ার পরিবর্তে আবেদনকারীরা ডকুমেন্ট আপলোড ও আবেদন ফি পেমেন্ট সুবিধাসহ একটি একক অনলাইন ফর্ম পূরণ করেন। অসম্পূর্ণ আবেদনপত্র কর্মচারীদের সপ্তাহের পর সপ্তাহ পর খুঁজে পাওয়ার বদলে সিস্টেম নিজেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফ্ল্যাগ করে দেয়।
মেরিট লিস্ট তৈরি
আপনার সেট করা এলিজিবিলিটি ক্রাইটেরিয়া ও এন্ট্রান্স স্কোরের ওপর ভিত্তি করে সরাসরি মেরিট লিস্ট তৈরি হয়, সাথে বিভিন্ন ক্যাটাগরি ও কোটায় স্বয়ংক্রিয় সিট অ্যালটমেন্টের সুবিধাও থাকে। প্রতিটি আবেদনকারীর জন্য একই নিয়ম একইভাবে প্রযোজ্য হয়, যা ম্যানুয়ালি তৈরি তালিকার অসামঞ্জস্যতার ঝুঁকি দূর করে।
ফানেল রিপোর্টিং
কাউন্সিলরের তৈরি করা সাপ্তাহিক রিপোর্টের জন্য অপেক্ষা না করে ম্যানেজমেন্ট সরাসরি লাইভ ইনকোয়ারি-টু-এনরোলমেন্ট ফানেল পায় — কতগুলো ইনকোয়ারি এলো, কতগুলো কনভার্ট হলো এবং প্রার্থীরা কোথায় ড্রপ-অফ করছে। ড্রপ-অফ পয়েন্টগুলো আগেই দৃশ্যমান হয় বলে সময়মতো ব্যবস্থা নেওয়া সম্ভব হয়।
মাল্টি-ব্রাঞ্চ রোলআপ
একাধিক ক্যাম্পাস বা শাখা চালানো গ্রুপের ক্ষেত্রে, প্রতিটি শাখার কাউন্সিলিং টিম নিজস্ব লোকাল কিউ থেকে কাজ করলেও ইনকোয়ারি ও কনভার্সন ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি কেন্দ্রীয় ড্যাশবোর্ডে যুক্ত হয়। কেন্দ্রীয় অফিসকে আর প্রতিটি শাখা থেকে আলাদাভাবে সংখ্যা চেয়ে পাঠাতে হয় না।
কী পরিবর্তন আসে
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
আপনার নিজস্ব ডেটাতে এটি দেখুন
আমাদের টিমের সাথে একটি পার্সোনালাইজড ওয়াকথ্রু বুক করুন।