প্রতিষ্ঠান একটি কেন্দ্রীয় রেকর্ড রেখেও কি প্রতিটি বিভাগকে তাদের নিজস্ব অ্যাসেট দেখার সুবিধা দিতে পারে?

ইনভেন্টরি ও অ্যাসেট ম্যানেজমেন্ট

মাল্টি-ডিপার্টমেন্ট ক্যাম্পাসের জন্য নির্মিত ইনভেন্টরি ও অ্যাসেট ম্যানেজমেন্ট

একটি সিস্টেম থেকেই প্রতিটি বিভাগের ল্যাব সরঞ্জাম, আসবাবপত্র, স্টেশনারি এবং স্টক ট্র্যাক করুন।

ইনভেন্টরি ও অ্যাসেট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠানের মালিকানাধীন সবকিছু — ল্যাবের সরঞ্জাম, আসবাবপত্র, খেলার সামগ্রী, স্টেশনারি এবং IT অ্যাসেট — কেনাকাটার রেকর্ড, বিভাগীয় বণ্টন এবং স্টকের পরিমাণসহ একটি সিস্টেমে ট্র্যাক করে। বিভাগীয় প্রধানদের আলাদা রেজিস্টার রাখার ঝামেলা দূর হয়।

সম্পদ হারিয়ে যাওয়া এবং একই জিনিস বারবার কেনা শিক্ষা প্রতিষ্ঠানগুলোর দুটি প্রধান সমস্যা, যার মূল কারণ: কার কাছে কী সম্পদ আছে তার কোনো একক স্পষ্ট চিত্র না থাকা। বিভাগীয় বণ্টন এবং অডিট ট্রেইলসহ একটি শেয়ার্ড অ্যাসেট রেজিস্টার থাকলে এই অনিশ্চয়তা দূর হয়।

কী কী থাকছে

অ্যাসেট রেজিস্টার

ক্রয়ের রেকর্ড, ওয়ারেন্টির তথ্য এবং বর্তমান বিভাগীয় বণ্টনের হিসাব একটি রেজিস্টারেই রাখা হয়, যার ফলে আলাদা আলাদা গোপন খাতা বজায় রাখতে হয় না।

স্টক ও ব্যবহার্য সামগ্রী (Consumables)

স্টেশনারি এবং অন্যান্য ব্যবহার্য সামগ্রীর স্টক রিয়েল-টাইমে ট্র্যাক হয়। জিনিস একদম শেষ হয়ে যাওয়ার আগেই রিউর্ডার অ্যালার্ট চলে আসে, ফলে স্টোরকিপারকে শেষ মুহূর্তে বিপদে পড়তে হয় না।

বিভাগভিত্তিক বণ্টন

প্রতিটি সম্পত্তি কোন বিভাগ বা ল্যাবে বরাদ্দ করা হয়েছে তা ট্র্যাক করা হয়। ফলে সরঞ্জামের জবাবদিহিতা নিশ্চিত থাকে এবং এক বিভাগ থেকে অন্য বিভাগে স্থানান্তর অনানুষ্ঠানিকভাবে না হয়ে রেকর্ডে থাকে।

রক্ষণাবেক্ষণের শিডিউল (Maintenance Scheduling)

প্রতিটি সরঞ্জামের জন্য প্রিভেন্টিভ মেনটেন্যান্স রিমাইন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেট করা থাকে। ফলে ল্যাব বা ক্লাসরুমে কোনো যন্ত্রপাতি হঠাৎ নষ্ট হওয়ার আগেই তার যত্ন নেওয়া যায়।

অডিট ট্রেইল

প্রতিটি অ্যাসেটের ক্রয়, স্থানান্তর এবং বাতিলের সম্পূর্ণ হিস্ট্রি সংরক্ষণ করা হয়, যা আর্থিক অডিটের জন্য পরিষ্কার রেকর্ড প্রদান করে — পুরনো পারচেজ অর্ডার থেকে ইতিহাস খোঁজার দরকার পড়ে না।