ಅಡ್ಮಿಷನ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್: ವಿಚಾರಣೆಯಿಂದ ದಾಖಲಾತಿವರೆಗಿನ ಸಮಯವನ್ನು ಅರ್ಧದಷ್ಟು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ

ಪ್ರತಿ ಅಡ್ಮಿಷನ್ ತಂಡದಲ್ಲೂ ಆಸಕ್ತಿ ತೋರಿಸಿ, ಉತ್ತಮ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಿ, ನಂತರ ದಿಢೀರನೆ ಕಣ್ಮರೆಯಾದ ಅರ್ಜಿದಾರರ ಕಥೆಯಿರುತ್ತದೆ. ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಆ ಅರ್ಜಿದಾರರು ಆಸಕ್ತಿಯನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಂಡಿರುವುದಿಲ್ಲ; ಅವರಿಗೆ ಶೀಘ್ರವಾಗಿ ಸ್ಪಂದಿಸಿದ ಬೇರೆಡೆ ದಾಖಲಾಗಿದ್ದಾರೆ. ಅಡ್ಮಿಷನ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯ ವೇಗವು ಅತ್ಯಂತ ನಿರ್ಲಕ್ಷಿತ ಅಂಶವಾಗಿದೆ, ಮತ್ತು ವಿಳಂಬ ಎಲ್ಲಿ ಆಗುತ್ತಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಕಂಡುಕೊಂಡರೆ ಅದನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸುವುದು ಸುಲಭ.

ವಿಚಾರಣೆಗಳು ಎಲ್ಲಿ ವ್ಯರ್ಥವಾಗುತ್ತವೆ

ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ನೋಟ್‌ಬುಕ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಹಂಚಿಕೆಯ ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಅಡ್ಮಿಷನ್‌ಗಳನ್ನು ನಡೆಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ವಿಚಾರಣೆಗಳು ಒಮ್ಮೆಗೆ ಕಳೆದುಹೋಗುವುದಿಲ್ಲ; ಅವು ಸೌಮ್ಯವಾಗಿ ಕಣ್ಮರೆಯಾಗುತ್ತವೆ. ಕೌನ್ಸಿಲರ್ ಒಬ್ಬರು ವಾಕ್-ಇನ್ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೋಟ್‌ಬುಕ್‌ನಲ್ಲಿ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ದಿನದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ "ನಿಜವಾದ" ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗೆ ಅದನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ವೆಬ್ ಫಾರ್ಮ್ ಸಬ್ಮಿಷನ್ ಅನ್ನು ಮೂರು ಜನರು ಸರಿಯಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸದ ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಫೋನ್ ವಿಚಾರಣೆಗೆ ಒಂದೇ ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಕಾಲ್ ಸಿಗುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸದಿದ್ದಾಗ ಎರಡನೇ ಪ್ರಯತ್ನವನ್ನು ಯಾರೂ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ. ಇದು ಯಾರದ್ದೋ ಅಜಾಗರೂಕತೆಯಲ್ಲ. ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ಕೌನ್ಸಿಲರ್ ಮತ್ತು ಮ್ಯಾನೇಜರ್‌ಗೆ ಒಂದೇ ರೀತಿಯ ಲೈವ್ ಚಿತ್ರಣವನ್ನು ತೋರಿಸುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಇಲ್ಲದಿರುವಾಗ ಹೀಗಾಗುತ್ತದೆ.

"ವಿಚಾರಣೆಯಿಂದ ದಾಖಲಾತಿ" ನಿಜವಾಗಿ ಏನನ್ನು ಅಳೆಯುತ್ತದೆ

ವಿಚಾರಣೆಯಿಂದ ದಾಖಲಾತಿ ಚಕ್ರವು ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಯು ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯನ್ನು ಮೊದಲು ಸಂಪರ್ಕಿಸಿದ ಮತ್ತು ಅವರು ದಾಖಲಾತಿಯನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ನಡುವಿನ ಸಮಯವಾಗಿದೆ. ಇದನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವುದು ಎರಡು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ: ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯ ಕಾಯುವ ಅರ್ಜಿದಾರರು ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಆಸಕ್ತಿಯಿಲ್ಲ ಎಂದು ಭಾವಿಸಿ ಬೇರೆಡೆ ನೋಡುತ್ತಾರೆ, ಮತ್ತು ದೀರ್ಘ ಚಕ್ರದ ಎಂದರೆ ಯಾವುದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಪರಿವರ್ತನೆಯಾಗದ ಹೆಚ್ಚಿನ ವಿಚಾರಣೆಗಳು ಉಳಿಯುತ್ತವೆ, ಇದು ಮುಂಬರುವ ಅವಧಿಯ ದಾಖಲಾತಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಅಂದಾಜಿಸುವುದನ್ನು ಕಷ್ಟಕರಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.

ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುವ ನಾಲ್ಕು ಪ್ರಮುಖ ಹಂತಗಳು

1. ಐದು ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ಗಳಲ್ಲ, ಒಂದೇ ಪೈಪ್‌ಲೈನ್. ವೆಬ್ ಫಾರ್ಮ್, ಫೋನ್ ಕಾಲ್, ವಾಕ್-ಇನ್, WhatsApp ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವಿಚಾರಣೆಯು ನಡೆದ ತಕ್ಷಣ ಅದೇ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಮೂಲ ಮತ್ತು ಕೋರ್ಸ್ ವಿವರಗಳೊಂದಿಗೆ ಸೇರಬೇಕು.

2. ಆಟೋಮೇಟೆಡ್ ಮೊದಲ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ. ವಿಚಾರಣೆ ಬಂದ ತಕ್ಷಣ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಸಂದೇಶ ಕಳುಹಿಸುವುದು; ಕೌನ್ಸಿಲರ್ ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಮಾಡುವವರೆಗೆ ಇದು ಅರ್ಜಿದಾರರನ್ನು ತೊಡಗಿಸಿಕೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

3. ನಿಗದಿತ ಫಾಲೋ-ಅಪ್‌ಗಳು, ಒಂದೇ ಕಾಲ್ ಅಲ್ಲ. ಒಂದೇ ಮಿಸ್ಡ್ ಕಾಲ್‌ನಿಂದ ಪ್ರಯತ್ನ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳಬಾರದು. ದಿನಗಳ ಅಂತರದಲ್ಲಿ ನಿಗದಿತ ಜ್ಞಾಪನೆಗಳ ಸರಣಿಯು ಮೊದಲ ಕರೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿಕೊಂಡ ಅರ್ಜಿದಾರರನ್ನು ತಲುಪುತ್ತದೆ.

4. ಸ್ಪಷ್ಟ ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆ. ಪ್ರತಿ ವಿಚಾರಣೆಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ಕೌನ್ಸಿಲರ್ ಹೆಸರಿರಬೇಕು, ಇದು ಮ್ಯಾನೇಜರ್‌ಗೆ ಗೋಚರಿಸಬೇಕು.

ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿದ್ದಾಗ ಇದು ಹೇಗಿರುತ್ತದೆ

ಅಡ್ಮಿಷನ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಕೌನ್ಸಿಲರ್‌ನ ಶಿಸ್ತನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸುವ ಬದಲು ಈ ನಾಲ್ಕನ್ನೂ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲೇ ರೂಪಿಸುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಚಾನಲ್‌ನಿಂದ ವಿಚಾರಣೆಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಒಂದೇ ಪೈಪ್‌ಲೈನ್‌ಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ, ಫ್ರಂಟ್ ಆಫೀಸ್ ಎಷ್ಟೇ ಕಾರ್ಯನಿರತವಾಗಿದ್ದರೂ ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಸರಣಿಗಳು ನಿಗದಿತ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ, ಮತ್ತು ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗೆ ವಾರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ವರದಿಯ ಬದಲು ಲೈವ್ ಕನ್ವರ್ಷನ್ ಫನೆಲ್ ಸಿಗುತ್ತದೆ.

ಬದಲಾವಣೆಯ ನಿಜವಾದ ಚಿತ್ರಣ

ಮ್ಯಾನುಯಲ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಿಂದ ಸರಿಯಾದ ಅಡ್ಮಿಷನ್ ಪೈಪ್‌ಲೈನ್‌ಗೆ ಬದಲಾಗುವ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ತಕ್ಷಣದ ಪವಾಡಗಳನ್ನು ಕಾಣುವುದಿಲ್ಲ, ನಿಮ್ಮ ಕೋರ್ಸ್ ಮತ್ತು ಕೌನ್ಸಿಲರ್‌ಗಳ ಗುಣಮಟ್ಟವು ಮುಖ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬದಲಾಗುವುದು: ವಿಳಂಬದಿಂದ ತಣ್ಣಗಾಗುತ್ತಿದ್ದ ವಿಚಾರಣೆಗಳು ಪರಿವರ್ತನೆಯಾಗುತ್ತವೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಕಾರ್ಯನಿರತ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ತಪ್ಪಿಸಬಹುದಾದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಸಿಸ್ಟಮ್ ಗುರುತಿಸುತ್ತದೆ.

Sonet ನ CRM ಮತ್ತು UniSCOP, ESCOP ಹಾಗೂ eSSMS ನಲ್ಲಿ ನಿರ್ಮಿಸಲಾದ ಅಡ್ಮಿಷನ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮಾಡ್ಯೂಲ್‌ಗಳು ಪ್ರತಿ ವಿಚಾರಣೆಯನ್ನು ಒಮ್ಮೆ ಪಡೆದು, ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಅನ್ನು ಆಟೋಮೇಟ್ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಮತ್ತು ಮ್ಯಾನೇಜ್‌ಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಲೈವ್ ನೋಟವನ್ನು ನೀಡುವ ಮೂಲಕ ಸರಿಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ.