एडमिशन मैनेजमेंट सिस्टम: पूछताछ से नामांकन तक के समय को आधा कैसे करें
द्वारा Sonet Microsystems
हर एडमिशन टीम के पास उस आवेदक की एक कहानी होती है जो वास्तव में रुचि रखता था, उसने अच्छे सवाल पूछे और फिर बस गायब हो गया। ज्यादातर मामलों में, उस आवेदक ने रुचि नहीं खोई; उन्होंने कहीं और दाखिला ले लिया जिसने उन्हें तेज़ी से जवाब दिया। प्रतिक्रिया की गति प्रवेश प्रक्रिया में सबसे कम आंके जाने वाले चर में से एक है, और यह सबसे आसान सुधारों में से एक भी है जब आप वास्तव में देख सकते हैं कि देरी कहाँ हो रही है।
पूछताछ वास्तव में कहाँ गायब हो जाती है
रजिस्टर, व्यक्तिगत नोटबुक और एक साझा इनबॉक्स पर प्रवेश चलाने वाले संस्थान में, पूछताछ नाटकीय रूप से नहीं खोती है; वे चुपचाप खो जाती हैं। एक परामर्शदाता व्यस्त वॉक-इन अवधि के दौरान एक नोटबुक में एक नाम और नंबर लिखता है और दिन के अंत तक इसे "असली" सिस्टम में स्थानांतरित नहीं करता है। एक वेब फॉर्म सबमिशन एक सामान्य इनबॉक्स में रहता है जिसे तीन लोग अनियमित रूप से देखते हैं। एक आशाजनक फोन पूछताछ के लिए केवल एक फॉलो-अप कॉल की जाती है, और जब इसका उत्तर नहीं दिया जाता है, तो कोई भी दूसरे प्रयास का शेड्यूल नहीं बनाता है। इसमें से कोई भी किसी की लापरवाही नहीं है। यह केवल तब होता है जब कोई एक, स्पष्ट पाइपलाइन नहीं होती है जो हर काउंसलर और हर मैनेजर को एक ही लाइव तस्वीर दिखाती है।
"पूछताछ से नामांकन" वास्तव में क्या मापता है
पूछताछ-से-नामांकन चक्र वह समय है जब एक संभावित छात्र पहली बार आपके संस्थान से संपर्क करता है और जब वे नामांकन पूरा करते हैं। इसे छोटा करना दो कारणों से महत्वपूर्ण है: जो आवेदक प्रतिक्रिया के लिए बहुत लंबा इंतज़ार करते हैं वे अक्सर उदासीनता मान लेते हैं और कहीं और देखते हैं, और एक लंबे चक्र का सीधा सा मतलब है कि किसी भी समय अधिक पूछताछ बिना परिवर्तित हुए पड़ी रहती है, जिससे आने वाले सत्र के लिए नामांकन संख्याओं का पूर्वानुमान लगाना बहुत कठिन हो जाता है।
चार बदलाव जो वास्तव में संख्या को बदलते हैं
पाँच इनबॉक्स नहीं, एक पाइपलाइन। हर पूछताछ - वेब फॉर्म, फोन कॉल, वॉक-इन, WhatsApp को होते ही एक ही सिस्टम में लैंड करना होगा, जिस पर स्रोत और रुचि के पाठ्यक्रम का टैग लगा हो, ताकि कोई भी चैनल चुपचाप दूसरों की तुलना में कमजोर न रहे।
ऑटोमैटिक पहली प्रतिक्रिया। पूछताछ के कुछ मिनटों के भीतर भेजी गई एक ऑटोमैटिक पावती; एक साधारण सी पावती भी आवेदक को जोड़े रखती है जबकि एक मानव काउंसलर पर्याप्त फॉलो-अप तक पहुंचता है।
शेड्यूल की गई फॉलो-अप श्रृंखलाएं, न कि केवल एक कॉल। एक सिंगल मिस्ड कॉल प्रयास का अंत नहीं होना चाहिए। दिनों में फैली रिमाइंडर की एक संरचित श्रृंखला उन आवेदकों को पकड़ती है जो पहली बार में छूट गए थे।
स्पष्ट स्वामित्व। प्रत्येक पूछताछ के लिए एक नामित काउंसलर जिम्मेदार होना चाहिए, जो मैनेजर को दिखाई दे, ताकि कोई लीड चुपचाप अछूती न रहे क्योंकि सभी ने मान लिया था कि किसी और के पास यह है।
सॉफ्टवेयर के साथ यह कैसा दिखता है
एडमिशन मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर व्यक्तिगत काउंसलर के अनुशासन पर निर्भर रहने के बजाय इन चारों को सिस्टम में ही औपचारिक रूप देता है। सभी चैनलों से पूछताछ स्वचालित रूप से एक पाइपलाइन में कैप्चर हो जाती है, फॉलो-अप अनुक्रम शेड्यूल पर चलते हैं, चाहे फ्रंट ऑफिस कितना भी व्यस्त क्यों न हो, और प्रबंधन को सप्ताह के अंत में हाथ से तैयार की गई रिपोर्ट के बजाय एक लाइव रूपांतरण फ़नल मिलता है। इसमें से कुछ भी अच्छे काउंसलर की जगह नहीं लेता है; यह नौकरी के उन हिस्सों को हटा देता है जो पहली जगह में याददाश्त या मैनुअल लगन पर निर्भर नहीं होने चाहिए।
एक यथार्थवादी पहले और बाद की स्थिति
मैनुअल प्रक्रिया से एक उचित प्रवेश पाइपलाइन में स्थानांतरित होने वाले संस्थान आमतौर पर तत्काल चमत्कार नहीं देखते हैं, आपके पाठ्यक्रम और आपके काउंसलरों की गुणवत्ता अभी भी सबसे अधिक मायने रखती है। आमतौर पर जो बदलता है वह अंतिम हिस्सा है: जो पूछताछ पहले केवल देरी के कारण ठंडी हो जाती थी, वे इसके बजाय परिवर्तित हो जाती हैं, क्योंकि सिस्टम वह पकड़ लेता है जो एक व्यस्त इंसान किसी भी दिन स्वाभाविक रूप से छोड़ देता है।
Sonet का प्रवेश के लिए CRM और UniSCOP, ESCOP और eSSMS में निर्मित एडमिशन मैनेजमेंट सिस्टम मॉड्यूल हर पूछताछ को एक बार कैप्चर करके, फॉलो-अप को ऑटोमेट करके और साप्ताहिक अनुमान के बजाय प्रबंधन को एक लाइव दृश्य देकर ठीक इसी समस्या के आसपास बनाए गए हैं।