એડમિશન મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ: ઇન્ક્વાયરી-થી-એડમિશનનો સમય અડધો કેવી રીતે કરવો

દરેક એડમિશન ટીમ પાસે એવા વિદ્યાર્થીઓની વાર્તા હોય છે જેમને રસ હતો, જેમણે સારા પ્રશ્નો પૂછ્યા, અને પછી અચાનક ગાયબ થઈ ગયા. મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં, તે વિદ્યાર્થીએ રસ ગુમાવ્યો ન હતો; તેમણે અન્ય જગ્યાએ એડમિશન લીધું જ્યાંથી તેમને ઝડપી જવાબ મળ્યો. ઝડપી પ્રતિસાદ એ એડમિશનમાં સૌથી મહત્વપૂર્ણ પરિબળ છે, અને વિલંબ ક્યાં થઈ રહ્યો છે તે સમજીને તેને સુધારવું ખૂબ જ સરળ છે.

ઇન્ક્વાયરી ક્યાં અટકી જાય છે

જે સંસ્થા રજિસ્ટર, પર્સનલ નોટબુક અને સામાન્ય ઈમેલ ઇનબોક્સ પર એડમિશન ચલાવે છે, ત્યાં ઇન્ક્વાયરીઝ શાંતિથી ગાયબ થઈ જાય છે. કાઉન્સિલર વ્યસ્ત સમય દરમિયાન નોટબુકમાં નામ અને નંબર લખે છે અને દિવસના અંતે સિસ્ટમમાં ઉમેરવાનું ભૂલી જાય છે. વેબસાઈટ પરથી આવેલી ઇન્ક્વાયરી સામાન્ય ઈમેલમાં પડી રહે છે. ફોન ઇન્ક્વાયરી પર માત્ર એક જ વાર કોલ થાય છે, અને જવાબ ન મળે તો બીજી વાર પ્રયાસ થતો નથી. આનું કારણ કોઈની બેદરકારી નથી, પરંતુ તમામ કાઉન્સિલર્સ અને મેનેજર્સ પાસે એક સામાન્ય લાઇવ પિપલાઇનનો અભાવ છે.

"ઇન્ક્વાયરી-થી-એડમિશન" ખરેખર શું માપે છે

ઇન્ક્વાયરી-થી-એડમિશન સાયકલ એ વિદ્યાર્થી સંસ્થાનો પ્રથમ સંપર્ક કરે અને એડમિશન પૂર્ણ કરે તે વચ્ચેનો સમય છે. તેને ટૂંકાવવું બે કારણોસર મહત્વપૂર્ણ છે: લાંબી રાહ જોતા વિદ્યાર્થીઓ અન્ય વિકલ્પો શોધે છે, અને લાંબી સાયકલને કારણે આગામી સત્ર માટે એડમિશનની સંખ્યાનો અંદાજ લગાવવો મુશ્કેલ બને છે.

ચાર ફેરફારો જે ખરેખર પરિણામ આપે છે

1. અલગ ઈનબોક્સને બદલે એક જ પાઇપલાઇન. દરેક ઇન્ક્વાયરી - વેબ ફોર્મ, ફોન કોલ, વોક-ઈન, WhatsApp - તરત જ એક જ સિસ્ટમમાં સ્ત્રોત અને કોર્સ ટેગ સાથે રજિસ્ટર થવી જોઈએ.

2. ઓટોમેટેડ ફર્સ્ટ રિસ્પોન્સ. ઇન્ક્વાયરી મળતાની સાથે જ મોકલાતો ઓટોમેટેડ મેસેજ વિદ્યાર્થીને જોડી રાખે છે જ્યારે કાઉન્સિલર વિગતવાર વાતચીતની તૈયારી કરે છે.

3. સતત ફોલો-અપ શિડ્યુલ. માત્ર એક મિસ્ડ કોલ પછી પ્રયાસ બંધ ન થવો જોઈએ. યોગ્ય સમયાંતરે ગોઠવાયેલા રિમાઇન્ડર્સ એવા વિદ્યાર્થીઓ સુધી પહોંચવામાં મદદ કરે છે જેઓ પહેલો કોલ ચૂકી ગયા હતા.

4. જવાબદારીની સ્પષ્ટતા. દરેક ઇન્ક્વાયરી માટે ચોક્કસ કાઉન્સિલર જવાબદાર હોવો જોઈએ જે મેનેજરને દેખાય, જેથી કોઈ ઇન્ક્વાયરી અડધી મુકાયેલી ન રહે.

સોફ્ટવેર સાથે આ પ્રક્રિયા કેવી દેખાય છે

એડમિશન મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેર આ ચારેય બાબતોને સિસ્ટમમાં જ સેટ કરી દે છે. તમામ માધ્યમોમાંથી ઇન્ક્વાયરીઝ આપમેળે એક પાઇપલાઇનમાં આવે છે, ફોલો-અપ રિમાઇન્ડર્સ સમયસર કામ કરે છે, અને મેનેજમેન્ટને મેન્યુઅલ રિપોર્ટના બદલે લાઇવ કન્વર્ઝન ફનલ જોવા મળે છે. આ સોફ્ટવેર કાઉન્સિલર્સનું સ્થાન નથી લેતું, પરંતુ યાદ રાખવાની અને મેન્યુઅલ કામ કરવાની ઝંઝટ દૂર કરે છે.

સાચો ફેરફાર

મેન્યુઅલ પ્રોસેસમાંથી યોગ્ય એડમિશન પાઇપલાઇન પર શિફ્ટ થતી સંસ્થાઓમાં રાતોરાત ચમત્કાર નથી થતો, તમારા પ્રોગ્રામ અને કાઉન્સિલર્સની ગુણવત્તા હજુ પણ સૌથી મહત્વપૂર્ણ છે. પરંતુ વિલંબને કારણે જે ઇન્ક્વાયરીઝ ગુમાવાતી હતી તે હવે સફળ એડમિશનમાં રૂપાંતરિત થાય છે.

Sonet નું એડમિશન CRM અને UniSCOP, ESCOP તથા eSSMS માં ઉપલબ્ધ એડમિશન મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ મોડ્યુલ દરેક ઇન્ક્વાયરીને ટ્રેક કરીને, ફોલો-અપ ઓટોમેટ કરીને અને મેનેજમેન્ટને સ્પષ્ટ લાઈવ વ્યુ આપીને આ સમસ્યાનો ચોક્કસ ઉકેલ લાવે છે.