ਐਡਮਿਸ਼ਨ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ: ਪੁੱਛਗਿੱਛ (Enquiry) ਤੋਂ ਦਾਖਲੇ ਤੱਕ ਦੇ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਅੱਧਾ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ
ਲੇਖਕ Sonet Microsystems
ਹਰ ਐਡਮਿਸ਼ਨ ਟੀਮ ਕੋਲ ਉਸ ਆਵੇਦਕ ਦੀ ਕਹਾਣੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿਸਨੇ ਬਹੁਤ ਦਿਲਚਸਪੀ ਦਿਖਾਈ, ਚੰਗੇ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛੇ, ਅਤੇ ਫਿਰ ਅਚਾਨਕ ਗਾਇਬ ਹੋ ਗਿਆ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ, ਉਸ ਆਵੇਦਕ ਨੇ ਦਿਲਚਸਪੀ ਨਹੀਂ ਗੁਆਈ; ਉਸਨੇ ਕਿਤੇ ਹੋਰ ਦਾਖਲਾ ਲੈ ਲਿਆ ਜਿਸਨੇ ਉਸਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ। ਜਵਾਬ ਦੀ ਗਤੀ ਦਾਖਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਸਭ ਤੋਂ ਘੱਟ ਸਮਝੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਕਾਰਕਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਦੇਰੀ ਕਿੱਥੇ ਹੋ ਰਹੀ ਹੈ ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨਾ ਬਹੁਤ ਆਸਾਨ ਹੈ।
ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਕਿੱਥੇ ਖਤਮ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ
ਰਜਿਸਟਰਾਂ, ਨਿੱਜੀ ਨੋਟਬੁੱਕਾਂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਂਝੇ ਈਮੇਲ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਦਾਖਲੇ ਚਲਾਉਣ ਵਾਲੀ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ, ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਅਚਾਨਕ ਗੁੰਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ; ਉਹ ਚੁੱਪਚਾਪ ਗਾਇਬ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਇੱਕ ਕਾਊਂਸਲਰ ਭੀੜ ਵਾਲੇ ਸਮੇਂ ਦੌਰਾਨ ਨੋਟਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਨਾਮ ਅਤੇ ਨੰਬਰ ਲਿਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਦਿਨ ਦੇ ਅੰਤ ਤੱਕ ਇਸਨੂੰ ਅਸਲ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਇੱਕ ਵੈੱਬ ਫਾਰਮ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਇੱਕ ਆਮ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚ ਪਈ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਤਿੰਨ ਲੋਕ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਨੇਮ ਦੇ ਚੈੱਕ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਫੋਨ ਪੁੱਛਗਿੱਛ 'ਤੇ ਇੱਕ ਵਾਰ ਫੋਲੋ-ਅੱਪ ਕਾਲ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦਾ, ਤਾਂ ਕੋਈ ਵੀ ਦੂਜੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ। ਇਹ ਕਿਸੇ ਦੀ ਲਾਪਰਵਾਹੀ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਇੱਕ ਲਾਈਵ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ ਜੋ ਹਰ ਕਾਊਂਸਲਰ ਅਤੇ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਜਿਹੀ ਤਸਵੀਰ ਦਿਖਾਵੇ।
"ਪੁੱਛਗਿੱਛ-ਤੋਂ-ਦਾਖਲਾ" ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਮਾਪਦਾ ਹੈ
ਪੁੱਛਗਿੱਛ-ਤੋਂ-ਦਾਖਲਾ ਚੱਕਰ ਉਹ ਸਮਾਂ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਸੰਭਾਵੀ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਉਹ ਦਾਖਲਾ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਛੋਟਾ ਕਰਨਾ ਦੋ ਕਾਰਨਾਂ ਕਰਕੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ: ਜੋ ਆਵੇਦਕ ਜਵਾਬ ਲਈ ਬਹੁਤ ਲੰਮਾ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਉਹ ਅਕਸਰ ਮੰਨ ਲੈਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਸੰਸਥਾ ਦੀ ਦਿਲਚਸਪੀ ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ਕਿਤੇ ਹੋਰ ਦੇਖਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਲੰਬੇ ਚੱਕਰ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਬਿਨਾਂ ਬਦਲੇ ਪਈਆਂ ਰਹਿਣਾ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਸੈਸ਼ਨ ਲਈ ਦਾਖਲਾ ਸੰਖਿਆਵਾਂ ਦਾ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਉਣਾ ਬਹੁਤ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਚਾਰ ਬਦਲਾਅ ਜੋ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਫ਼ਰਕ ਲਿਆਉਂਦੇ ਹਨ
ਇੱਕ ਪਾਈਪਲਾਈਨ, ਨਾ ਕਿ ਪੰਜ ਇਨਬਾਕਸ। ਹਰ ਪੁੱਛਗਿੱਛ - ਵੈੱਬ ਫਾਰਮ, ਫੋਨ ਕਾਲ, ਸਿੱਧਾ ਆਉਣਾ, WhatsApp - ਹੁੰਦੇ ਹੀ ਇੱਕੋ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਰੋਤ ਅਤੇ ਕੋਰਸ ਦਾ ਟੈਗ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਮਾਧਿਅਮ ਕਮਜ਼ੋਰ ਨਾ ਰਹੇ।
ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਪਹਿਲਾ ਜਵਾਬ। ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਦੇ ਕੁੱਝ ਮਿੰਟਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਭੇਜੀ ਗਈ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਰਸੀਦ; ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਜਵਾਬ ਵੀ ਆਵੇਦਕ ਨੂੰ ਜੋੜੀ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕੋਈ ਕਾਊਂਸਲਰ ਅਸਲ ਫੋਲੋ-ਅੱਪ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ।
ਸਮਾਂ-ਬੱਧ ਫੋਲੋ-ਅੱਪ, ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਵਾਰ ਦੀ ਕਾਲ। ਇੱਕ ਮਿਸਡ ਕਾਲ ਯਤਨ ਦਾ ਅੰਤ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ। ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡੀਆਂ ਗਈਆਂ ਰੀਮਾਈਂਡਰਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਨਿਯਮਤ ਲੜੀ ਉਹਨਾਂ ਆਵੇਦਕਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਦੀ ਹੈ ਜੋ ਪਹਿਲੀ ਕਾਲ ਮਿਸ ਕਰ ਗਏ ਸਨ।
ਸਪੱਸ਼ਟ ਜਵਾਬਦੇਹੀ। ਹਰੇਕ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਲਈ ਇੱਕ ਨਾਮਜ਼ਦ ਕਾਊਂਸਲਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇ, ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਲੀਡ ਚੁੱਪਚਾਪ ਅਣਛੋਹੀ ਨਾ ਰਹੇ ਕਿਉਂਕਿ ਸਾਰਿਆਂ ਨੇ ਸੋਚਿਆ ਸੀ ਕਿ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਕੋਲ ਇਹ ਹੈ।
ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਨਾਲ ਇਹ ਕਿਹੋ ਜਿਹਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ
ਐਡਮਿਸ਼ਨ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਕਾਊਂਸਲਰ ਦੀ ਨਿੱਜੀ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਇਹਨਾਂ ਚਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਹੀ ਲਾਗੂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਹਰੇਕ ਮਾਧਿਅਮ ਤੋਂ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਆਟੋਮੈਟਿਕਲੀ ਇੱਕ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਫਰੰਟ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿੱਚ ਚਾਹੇ ਕਿੰਨੀ ਵੀ ਭੀੜ ਹੋਵੇ, ਫੋਲੋ-ਅੱਪ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਮੈਨੂਅਲੀ ਬਣਾਈ ਗਈ ਰਿਪੋਰਟ ਦੀ ਬਜਾਏ ਲਾਈਵ ਕਨਵਰਜ਼ਨ ਫਨਲ ਮਿਲਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕਾਊਂਸਲਰਾਂ ਦੀ ਥਾਂ ਨਹੀਂ ਲੈਂਦਾ; ਇਹ ਕੰਮ ਦੇ ਉਹਨਾਂ ਹਿੱਸਿਆਂ ਨੂੰ ਹਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਯਾਦਦਾਸ਼ਤ ਜਾਂ ਮੈਨੂਅਲ ਕੰਮ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਨਹੀਂ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ।
ਇੱਕ ਅਸਲ ਬਦਲਾਅ
ਮੈਨੂਅਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਤੋਂ ਇੱਕ ਸਹੀ ਐਡਮਿਸ਼ਨ ਪਾਈਪਲਾਈਨ 'ਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੁਰੰਤ ਚਮਤਕਾਰ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਰਸ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਊਂਸਲਰਾਂ ਦੀ ਗੁਣਵੱਤਾ ਅਜੇ ਵੀ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮਾਇਨੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ। ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬਦਲਦਾ ਹੈ ਉਹ ਹੈ: ਉਹ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਸਿਰਫ਼ ਦੇਰੀ ਕਾਰਨ ਠੰਡੀਆਂ ਪੈ ਜਾਂਦੀਆਂ ਸਨ, ਉਹ ਦਾਖਲੇ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਕਿਉਂਕਿ ਸਿਸਟਮ ਉਸ ਨੂੰ ਵੀ ਸੰਭਾਲ ਲੈਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਮਨੁੱਖ ਤੋਂ ਭਾਗਦੌੜ ਵਾਲੇ ਦਿਨ ਛੁੱਟ ਸਕਦਾ ਸੀ।
Sonet ਦਾ CRM ਅਤੇ UniSCOP, ESCOP ਅਤੇ eSSMS ਵਿੱਚ ਬਿਲਟ-ਇਨ ਐਡਮਿਸ਼ਨ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸਿਸਟਮ ਮੋਡੀਊਲ ਹਰੇਕ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰਕੇ, ਫੋਲੋ-ਅੱਪ ਨੂੰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਕੇ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਅਨੁਮਾਨ ਦੀ ਬਜਾਏ ਲਾਈਵ ਵਿਊ ਦੇ ਕੇ ਇਸ ਸਮੱਸਿਆ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਦੇ ਹਨ।