ଆଡମିଶନ୍ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ ସିଷ୍ଟମ୍: ଏନକ୍ୱାରୀ-ରୁ-ନାମଲେଖା ସମୟକୁ କିପରି ଅଧା କରିବେ

ପ୍ରତ୍ୟେକ ଆଡମିଶନ୍ ଟିମ୍ ପାଖରେ ଏପରି ଆବେଦନକାରୀଙ୍କ କାହାଣୀ ଥାଏ ଯିଏ ପ୍ରକୃତରେ ଆଗ୍ରହୀ ଥିଲେ, ଭଲ ପ୍ରଶ୍ନ ପଚାରିଥିଲେ, ଏବଂ ତା’ପରେ ହଠାତ୍ ଗାଏବ ହୋଇଗଲେ। ଅଧିକାଂଶ କ୍ଷେତ୍ରରେ, ସେହି ଆବେଦନକାରୀ ଆଗ୍ରହ ହରାଇ ନାହାନ୍ତି; ସେମାନେ ଅନ୍ୟ କୌଣସି ସ୍ଥାନରେ ନାମ ଲେଖାଇଛନ୍ତି ଯେଉଁମାନେ ସେମାନଙ୍କୁ ଶୀଘ୍ର ଉତ୍ତର ଦେଇଥିଲେ। ଉତ୍ତର ଦେବାର ବେଗ ଆଡମିଶନ୍‌ରେ ସବୁଠାରୁ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ବିଷୟଗୁଡ଼ିକ ମଧ୍ୟରୁ ଗୋଟିଏ, ଏବଂ କେଉଁଠାରେ ବିଳମ୍ବ ହେଉଛି ତାହା ଦେଖିପାରିଲେ ଏହାକୁ ସଜାଡ଼ିବା ମଧ୍ୟ ଅତ୍ୟନ୍ତ ସହଜ।

ପ୍ରକୃତରେ ଏନକ୍ୱାରୀଗୁଡ଼ିକ କେଉଁଠାରେ ନଷ୍ଟ ହୋଇଯାଏ

ରେଜିଷ୍ଟର, ବ୍ୟକ୍ତିଗତ ନୋଟବୁକ୍ ଏବଂ ଏକ ଶେୟାର୍ଡ ଇନବକ୍ସରେ ଆଡମିଶନ୍ ଚଲାଉଥିବା ଅନୁଷ୍ଠାନରେ, ଏନକ୍ୱାରୀଗୁଡ଼ିକ ହଠାତ୍ ହଜିଯାଆନ୍ତି ନାହିଁ; ସେଗୁଡ଼ିକ ଶାନ୍ତ ଭାବରେ ଗାଏବ ହୋଇଯାଆନ୍ତି। ଜଣେ କାଉନସେଲର ପ୍ରଚଣ୍ଡ ଭିଡ଼ ସମୟରେ ନୋଟବୁକ୍‌ରେ ନାମ ଏବଂ ନମ୍ବର ଲେଖନ୍ତି ଏବଂ ଦିନ ଶେଷ ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଏହାକୁ "ପ୍ରକୃତ" ସିଷ୍ଟମ୍‌କୁ ଟ୍ରାନ୍ସଫର କରନ୍ତି ନାହିଁ। ୱେବ୍ ଫର୍ମ ଆବେଦନ ଏକ ଜେନେରିକ୍ ଇନବକ୍ସରେ ପଡ଼ିରହେ ଯାହାକୁ ତିନିଜଣ ଲୋକ ଅନିୟମିତ ଭାବରେ ଚେକ୍ କରନ୍ତି। ଗୋଟିଏ ଭଲ ଫୋନ୍ ଏନକ୍ୱାରୀକୁ ଗୋଟିଏ ଫଲୋ-ଅପ୍ କଲ୍ କରାଯାଏ, ଏବଂ ଉତ୍ତର ନମିଳିଲେ, କେହି ଦ୍ୱିତୀୟ ଚେଷ୍ଟା ପାଇଁ ସମୟ ସେଟ୍ କରନ୍ତି ନାହିଁ। ଏଥିରୁ କୌଣସିଟି କାହାର ଅବହେଳା ଯୋଗୁଁ ହୁଏନାହିଁ। ପ୍ରତ୍ୟେକ କାଉନସେଲର ଏବଂ ସମସ୍ତ ମ୍ୟାନେଜରଙ୍କୁ ସମାନ ଲାଇଭ୍ ଛବି ଦେଖାଉଥିବା କୌଣସି ଏକକ ପାଇପଲାଇନ୍ ନଥିଲେ ଏହା ହିଁ ଘଟିଥାଏ।

"ଏନକ୍ୱାରୀ-ରୁ-ନାମଲେଖା" ପ୍ରକୃତରେ କ’ଣ ମାପିଥାଏ

ଏନକ୍ୱାରୀ-ରୁ-ନାମଲେଖା ସାଇକେଲ ହେଉଛି ଜଣେ ସମ୍ଭାବ୍ୟ ଛାତ୍ର ପ୍ରଥମେ ଆପଣଙ୍କ ଅନୁଷ୍ଠାନ ସହିତ ଯୋଗାଯୋଗ କରିବା ଏବଂ ନାମଲେଖା ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ କରିବା ମଧ୍ୟରେ ଥିବା ସମୟ। ଦୁଇଟି କାରଣରୁ ଏହାକୁ କମ୍ କରିବା ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ: ଉତ୍ତର ପାଇଁ ଅଧିକ ସମୟ ଅପେକ୍ଷା କରୁଥିବା ଆବେଦନକାରୀମାନେ ପ୍ରାୟତଃ ଆପଣଙ୍କର ଆଗ୍ରହ ନାହିଁ ବୋଲି ଭାବି ଅନ୍ୟତ୍ର ଦେଖନ୍ତି, ଏବଂ ଲମ୍ବା ସାଇକେଲର ଅର୍ଥ ହେଉଛି କୌଣସି ସମୟରେ ଅଧିକ ଏନକ୍ୱାରୀ ନାମଲେଖାରେ ପରିଣତ ନହୋଇ ପଡ଼ିରହିବା, ଯାହା ଆଗାମୀ ଟର୍ମ ପାଇଁ ନାମଲେଖା ସଂଖ୍ୟା ପୂର୍ବାନୁମାନ କରିବା କଷ୍ଟକର କରିଥାଏ।

ଚାରୋଟି ପରିବର୍ତ୍ତନ ଯାହା ସଂଖ୍ୟାକୁ ବଦଳାଇଥାଏ

1. ପାଞ୍ଚଟି ଇନବକ୍ସ ନୁହେଁ, ଗୋଟିଏ ପାଇପଲାଇନ୍। ପ୍ରତ୍ୟେକ ଏନକ୍ୱାରୀ - ୱେବ୍ ଫର୍ମ, ଫୋନ୍ କଲ୍, ୱାକ୍-ଇନ୍, WhatsApp ସେହି ସମୟରେ ସମାନ ସିଷ୍ଟମ୍‌ରେ ଆସିବା ଆବଶ୍ୟକ, ସୋର୍ସ ଏବଂ ପସନ୍ଦର ପ୍ରୋଗ୍ରାମ୍ ଟ୍ୟାଗ୍ ସହିତ, ଯାହାଦ୍ୱାରା କୌଣସି ମାଧ୍ୟମ ଅବହେଳିତ ନରହେ।

2. ଅଟୋମେଟେଡ୍ ପ୍ରଥମ ଉତ୍ତର। ଏନକ୍ୱାରୀର କିଛି ମିନିଟ୍ ମଧ୍ୟରେ ଏକ ଅଟୋମେଟେଡ୍ ଉତ୍ତର ପଠାଯାଏ; ଜଣେ ମାନବ କାଉନସେଲର ମୁଖ୍ୟ ଫଲୋ-ଅପ୍ କରିବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଏକ ସାଧାରଣ ଉତ୍ତର ମଧ୍ୟ ଆବେଦନକାରୀଙ୍କୁ ଯୋଡ଼ି ରଖିଥାଏ।

3. ଥରୁଟିଏ କଲ୍ ନୁହେଁ, ସିଡ୍ୟୁଲ୍ କରାଯାଇଥିବା ଫଲୋ-ଅପ୍ ସିକ୍ୱେନ୍ସ। ଗୋଟିଏ ମିସ୍ କଲ୍ ଚେଷ୍ଟାର ଶେଷ ହେବା ଉଚିତ୍ ନୁହେଁ। କିଛି ଦିନ ମଧ୍ୟରେ କ୍ରମାଗତ ରିମାଇଣ୍ଡର ସିକ୍ୱେନ୍ସ ସେହି ଆବେଦନକାରୀଙ୍କୁ ଧରିଥାଏ ଯେଉଁମାନେ ପ୍ରଥମ କଲ୍ ଉଠାଇପାରି ନଥିଲେ।

4. ସ୍ପଷ୍ଟ ଦାୟିତ୍ୱ। ପ୍ରତ୍ୟେକ ଏନକ୍ୱାରୀ ପାଇଁ ଜଣେ ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ କାଉନସେଲର ଦାୟୀ ରହିବା ଆବଶ୍ୟକ, ଯାହା ମ୍ୟାନେଜରଙ୍କୁ ଦୃଶ୍ୟମାନ ହେବ, ଯାହାଦ୍ୱାରା ସମସ୍ତେ ଅନ୍ୟ କେହି କାମ କରୁଛି ଭାବି କୌଣସି ଲିଡ୍ ଅଣଦେଖା ହୋଇ ପଡ଼ିରହିବ ନାହିଁ।

ସଫ୍ଟୱେର୍ ସାହାଯ୍ୟରେ ଏହା କିପରି ଦେଖାଯାଏ

ଆଡମିଶନ୍ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ ସଫ୍ଟୱେର୍ ବ୍ୟକ୍ତିଗତ କାଉନସେଲରଙ୍କ ନିୟମାନୁବର୍ତ୍ତିତା ଉପରେ ନିର୍ଭର କରିବା ବଦଳରେ ଏହି ଚାରୋଟିଯାକ ନିୟମକୁ ସିଷ୍ଟମ୍‌ରେ ଅନ୍ତର୍ଭୁକ୍ତ କରେ। ସମସ୍ତ ମାଧ୍ୟମରୁ ଏନକ୍ୱାରୀଗୁଡ଼ିକ ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଭାବରେ ଗୋଟିଏ ପାଇପଲାଇନ୍‌ରେ ରେକର୍ଡ ହୁଏ, ଫ୍ରଣ୍ଟ ଅଫିସ୍ କେତେ ବ୍ୟସ୍ତ ଥିଲେ ବି ଫଲୋ-ଅପ୍ ସିକ୍ୱେନ୍ସ ସମୟ ଅନୁସାରେ କାମ କରେ, ଏବଂ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ ସପ୍ତାହ ଶେଷରେ ହାତତଆରି ରିପୋର୍ଟ ବଦଳରେ ଲାଇଭ୍ କନଭର୍ସନ୍ ଫନେଲ୍ ପାଏ। ଏଥିରୁ କୌଣସିଟି ଭଲ କାଉନସେଲରଙ୍କ ସ୍ଥାନ ନିଏ ନାହିଁ; ଏହା କାମର ସେହି ଅଂଶଗୁଡ଼ିକୁ ହଟାଇଦିଏ ଯାହା ମନେରଖିବା କିମ୍ବା ମାନୁଆଲ୍ ପରିଶ୍ରମ ଉପରେ ନିର୍ଭର କରିବା ଉଚିତ୍ ନୁହେଁ।

ଏକ ବାସ୍ତବବାଦୀ ପୂର୍ବ-ଏବଂ-ପରେ ସ୍ଥିତି

ମାନୁଆଲ୍ ପ୍ରକ୍ରିୟାରୁ ସଠିକ୍ ଆଡମିଶନ୍ ପାଇପଲାଇନ୍‌କୁ ଆସୁଥିବା ଅନୁଷ୍ଠାନଗୁଡ଼ିକ ସାଧାରଣତଃ ତୁରନ୍ତ ଚମତ୍କାର ଦେଖନ୍ତି ନାହିଁ, ଆପଣଙ୍କ ପ୍ରୋଗ୍ରାମ୍ ଏବଂ କାଉନସେଲରଙ୍କ ଗୁଣବତ୍ତା ଏବେ ବି ସବୁଠାରୁ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ। ସାଧାରଣତଃ ଯାହା ବଦଳିଥାଏ ତାହା ହେଉଛି ଶେଷ ଫଳାଫଳ: ଯେଉଁ ଏନକ୍ୱାରୀଗୁଡ଼ିକ ପୂର୍ବରୁ କେବଳ ବିଳମ୍ବ ଯୋଗୁଁ ଥଣ୍ଡା ପଡ଼ିଯାଉଥିଲା, ସେଗୁଡ଼ିକ ବଦଳରେ କନଭର୍ଟ ହୋଇଯାଏ, କାରଣ ସିଷ୍ଟମ୍ ସେହି ଜିନିଷଗୁଡ଼ିକୁ ଧରିଥାଏ ଯାହା ଜଣେ ବ୍ୟସ୍ତ ମଣିଷ ସାଧାରଣ ଦିନରେ ଭୁଲିଯିବା ସ୍ୱାଭାବିକ।

Sonet ର ଆଡମିଶନ୍ ପାଇଁ CRM ଏବଂ UniSCOP, ESCOP ଓ eSSMS ରେ ତିଆରି admission management system ମଡ୍ୟୁଲ୍ ପ୍ରତ୍ୟେକ ଏନକ୍ୱାରୀକୁ ଥରେ ରେକର୍ଡ କରି, ଫଲୋ-ଅପ୍‌କୁ ଅଟୋମେଟ୍ କରି, ଏବଂ ସାପ୍ତାହିକ ଅନୁମାନ ବଦଳରେ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟକୁ ଲାଇଭ୍ ଭ୍ୟୁ ଦେଇ ସଠିକ୍ ଭାବରେ ଏହି ସମସ୍ୟାର ସମାଧାନ ପାଇଁ ତିଆରି କରାଯାଇଛି।