University ERP ಎಂದರೇನು? ಭಾರತೀಯ ಉನ್ನತ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ

ಕ್ಯಾಂಪಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಐದು ಜನರನ್ನು "ERP ಎಂದರೇನು?" ಎಂದು ಕೇಳಿದರೆ ನಿಮಗೆ ಐದು ವಿಭಿನ್ನ ಉತ್ತರಗಳು ಸಿಗುತ್ತವೆ. ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಾರ್ ಅವರು ಇದು ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಎನ್ನಬಹುದು. ಫೈನಾನ್ಸ್ ಆಫೀಸರ್ ಇದು ಫೀಸ್ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಎನ್ನಬಹುದು. ಡೀನ್ ಅವರು NAAC ಭೇಟಿಯ ಮೊದಲು ವಿಭಾಗವಾರು ಅಟೆಂಡೆನ್ಸ್ ಪರೀಕ್ಷಿಸಲು ಬಳಸುವ ಟೂಲ್ ಎನ್ನಬಹುದು. ಇವರೆಲ್ಲರೂ ಹೇಳುವುದು ಸರಿಯೇ, ಮತ್ತು ಅದೇ ERP ಯ ಸಾಚಾ ಶಕ್ತಿ.

ಸರಳ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನ

University ERP (Enterprise Resource Planning system) ಎಂಬುದು ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾಲಯದ ವಿವಿಧ ವಿಭಾಗಗಳಾದ ಅಡ್ಮಿಷನ್, ಅಕಾಡೆಮಿಕ್ಸ್, ಪರೀಕ್ಷೆ, ಫೈನಾನ್ಸ್, HR ಮತ್ತು ಅಡ್ಮಿನಿಸ್ಟ್ರೇಷನ್ ಅನ್ನು ಒಂದೇ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಜೋಡಿಸುವ ತಂತ್ರಾಂಶವಾಗಿದೆ. ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಯೊಬ್ಬ ಒಮ್ಮೆ ಅಡ್ಮಿಷನ್ ಪಡೆದ ತಕ್ಷಣ, ಆ ದಾಖಲೆಯು ಯಾರೂ ಮರು-ಟೈಪ್ ಮಾಡುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದೇ ಪರೀಕ್ಷಾ ವಿಭಾಗ, ಫೀಸ್ ಲೆಡ್ಜರ್ ಮತ್ತು ಅಲುಮ್ನಿ ಪಟ್ಟಿಗೆ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಹರಿಯಬೇಕು.

ಇದು ಯಾವುದನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುತ್ತದೆ?

University ERP ಬರುವ ಮೊದಲು, ಹೆಚ್ಚಿನ ಕೆಲಸಗಳು ಎಕ್ಸೆಲ್ ಶೀಟ್‌ಗಳು, ಫೈಲ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ವಿಭಾಗವು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಖರೀದಿಸಿದ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್‌ಗಳ ಮೂಲಕ ನಡೆಯುತ್ತಿದ್ದವು. ಇದರ ಪರಿಣಾಮ ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಾರ್ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದ ಯಾರಿಗೆ ಆದರೂ ತಿಳಿದಿರುತ್ತದೆ: ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಯ ವಿಳಾಸ ಅಡ್ಮಿಷನ್ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಸರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ ಆದರೆ ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಹಳೆಯದಾಗಿರುತ್ತದೆ, ಅಥವಾ ಫೀಸ್ ರಸೀದಿಯನ್ನು ಬ್ಯಾಂಕ್ ಸ್ಟೇಟ್‌ಮೆಂಟ್ ಜೊತೆಗೆ ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಮ್ಯಾನ್ಯುವಲ್ ಆಗಿ ಕ್ರಾಸ್ ಚೆಕ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಇದು ಏನೆಲ್ಲಾ ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು?

ಒಂದು ಉನ್ನತ ಮಟ್ಟದ University ERP ಕನಿಷ್ಠ ಇವುಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:

• ಅಡ್ಮಿಷನ್ಸ್ (Admissions) - ವಿಚಾರಣೆ ಟ್ರ್ಯಾಕಿಂಗ್, ಆನ್‌ಲೈನ್ ಅರ್ಜಿ ನಮೂನೆಗಳು, ಮೆರಿಟ್ ಪಟ್ಟಿ ಮತ್ತು ಸೀಟು ಹಂಚಿಕೆ.

• ಅಕಾಡೆಮಿಕ್ಸ್ (Academics) - ಕೋರ್ಸ್ ಮತ್ತು ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ರಚನೆಗಳು, ಟೈಮ್‌ಟೇಬಲ್‌ಗಳು, ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮತ್ತು ಫ್ಯಾಕಲ್ಟಿ ವರ್ಕ್‌ಲೋಡ್.

• ಪರೀಕ್ಷೆಗಳು (Examinations) - ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ, ಸೀಟಿಂಗ್ ಪ್ಲಾನ್, ಆಂತರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಅಂಕಗಳು, ಫಲಿತಾಂಶ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಮತ್ತು ಮಾರ್ಕ್ಸ್‌ ಕಾರ್ಡ್/ಟ್ರಾನ್ಸ್‌ಕ್ರಿಪ್ಟ್.

• ಫೈನಾನ್ಸ್ (Finance) - ಫೀಸ್ ಸ್ಟ್ರಕ್ಚರ್, ಆನ್‌ಲೈನ್ ಶುಲ್ಕ ಸಂಗ್ರಹಣೆ, ಸ್ಕಾಲರ್‌ಶಿಪ್ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟ್ಸ್ ರಿಕಾನ್ಸಿಲಿಯೇಷನ್.

• HR & ಅಡ್ಮಿನಿಸ್ಟ್ರೇಷನ್ - ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳು, ಪೇರೋಲ್ ಮತ್ತು ರಜೆ ನಿರ್ವಹಣೆ.

• ಕಾಂಪ್ಲೈಯನ್ಸ್ & ಅಕ್ರೆಡಿಟೇಶನ್ - NAAC, NBA, AICTE ಮತ್ತು UGC ರಿಪೋರ್ಟಿಂಗ್‌ಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಡೇಟಾ ಸಂಗ್ರಹಣೆ.

Sonet ನ ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾಲಯ ERP ಆದ UniSCOP ಅನ್ನು ಇಷ್ಟೂ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಂಡು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ, ಜೊತೆಗೆ ಅಕ್ರೆಡಿಟೇಶನ್ ರಿಪೋರ್ಟಿಂಗ್‌ಗಾಗಿ IQAC ಆಟೋಮೇಷನ್ ಮಾಡ್ಯೂಲ್ ಅನ್ನು ಸಹ ನೀಡಲಾಗಿದೆ. ಏಕೆಂದರೆ ಭಾರತೀಯ ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾಲಯಗಳಿಗೆ ನಿರಂತರವಾಗಿ ಡೇಟಾ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮಾಡದಿದ್ದರೆ ಅಕ್ರೆಡಿಟೇಶನ್ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ದೊಡ್ಡ ಸವಾಲಾಗುತ್ತದೆ.

University ERP vs Student Information System (SIS)

ಈ ಪದಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ಅರ್ಥದಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ನಿಜವಾದ ವ್ಯತ್ಯಾಸವಿದೆ. Student Information System (SIS) ಎನ್ನುವುದು ಕೇವಲ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ: ದಾಖಲಾತಿ, ಅಂಕಗಳು, ಅಟೆಂಡೆನ್ಸ್. ಆದರೆ University ERP ವಿಶಾಲವಾಗಿದ್ದು, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆ ಮತ್ತು ಹಣಕಾಸಿನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಪ್ರಾಯೋಗಿಕವಾಗಿ, ಹೆಚ್ಚಿನ ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾಲಯಗಳಿಗೆ ಎರಡೂ ಅಗತ್ಯವಿದೆ, ಮತ್ತು SIS ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆಯು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪ್ರಾಡಕ್ಟ್ ಆಗಿರದೆ ಅದೇ ERP ಒಳಗಿರುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ.

ಖರೀದಿಸುವ ಮೊದಲು ನಿಜವಾಗಿ ಏನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಬೇಕು?

ಯಾವುದೇ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಪೂರೈಕೆದಾರರನ್ನು (ನಮ್ಮನ್ನೂ ಸೇರಿ) ಕೇಳಬೇಕಾದ ಕೆಲವು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು:

1. ಇದು ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕೋರ್ಸ್ ಮಾದರಿಯನ್ನು (ವಾರ್ಷಿಕ, ಸೆಮೆಸ್ಟರ್, CBCS) ನೇರವಾಗಿ ಸಪೋರ್ಟ್ ಮಾಡುತ್ತದೆಯೇ ಅಥವಾ ಕಸ್ಟಮ್ ಡೆವಲಪ್‌ಮೆಂಟ್ ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ?

2. ಪ್ರಸ್ತುತ ಇರುವ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿ ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಡೇಟಾವನ್ನು ಮ್ಯಾನ್ಯುವಲ್ ಎಂಟ್ರಿ ಇಲ್ಲದೆ ಸುಲಭವಾಗಿ ಮೈಗ್ರೇಟ್ ಮಾಡಬಹುದೇ?

3. ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅಕ್ರೆಡಿಟೇಶನ್ ವರದಿಗಳನ್ನು (NAAC SSR, NBA outcome mapping) ಇದು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುತ್ತದೆಯೇ?

4. ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳು ಮತ್ತು ಪೋಷಕರಿಗಾಗಿ ಮೊಬೈಲ್ ಆಪ್ ಅಥವಾ ಪೋರ್ಟಲ್ ಇದೆಯೇ?

5. ಡೇಟಾವನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ಹೋಸ್ಟ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ಪೂರೈಕೆದಾರರನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಿದರೆ ನಿಮ್ಮ ಡೇಟಾ ಗತಿಯೇನು?

University ERP ಎಂಬುದು ದೀರ್ಘಕಾಲದ ಹೂಡಿಕೆಯಾಗಿದ್ದು, ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಒಂದೇ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಒಂದು ದಶಕ ಅಥವಾ ಅದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಬಳಸುತ್ತವೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಒಪ್ಪಂದಕ್ಕೆ ಸಹಿ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು ಈ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಕೂಲಂಕಷವಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯ.