ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ ERP ਕੀ ਹੈ? ਭਾਰਤੀ ਉਚੇਰੀ ਸਿੱਖਿਆ ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਹਾਰਕ ਗਾਈਡ

ਕੈਂਪਸ ਵਿੱਚ ਪੰਜ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਤੋਂ ਪੁੱਛੋ ਕਿ "ERP" ਕੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੰਜ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਜਵਾਬ ਮਿਲਣਗੇ। ਰਜਿਸਟ੍ਰਾਰ ਕਹਿਣਗੇ ਕਿ ਇਹ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਵਿੱਤ ਅਧਿਕਾਰੀ (Finance Officer) ਕਹਿਣਗੇ ਕਿ ਇਹ ਫੀਸ ਅਤੇ ਖਾਤਿਆਂ (Accounts) ਦਾ ਸਿਸਟਮ ਹੈ। ਡੀਨ ਸ਼ਾਇਦ ਕਹਿਣਗੇ ਕਿ ਇਹ ਉਹ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਉਹ NAAC ਦੌਰੇ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਿਭਾਗ-ਵਾਰ ਹਾਜ਼ਰੀ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਸਾਰੇ ਸਹੀ ਹਨ, ਅਤੇ ਇਹੀ ਅਸਲ ਗੱਲ ਹੈ।

ਸੰਖੇਪ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ

ਇੱਕ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ ERP (Enterprise Resource Planning system) ਇੱਕ ਅਜਿਹਾ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਹੈ ਜੋ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਭਾਗਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਦਾਖਲੇ (Admissions), ਅਕਾਦਮਿਕ (Academics), ਪ੍ਰੀਖਿਆਵਾਂ (Examinations), ਵਿੱਤ (Finance), HR ਅਤੇ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ (Administration) ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਾਂਝੇ ਸਿਸਟਮ ਨਾਲ ਜੋੜਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਜੋ ਹਰੇਕ ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਵੱਖਰੇ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਅਤੇ ਰਜਿਸਟਰ ਨਾ ਰੱਖਣੇ ਪੈਣ। ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਦਾ ਦਾਖਲਾ ਇੱਕ ਵਾਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹ ਰਿਕਾਰਡ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਦੁਬਾਰਾ ਟਾਈਪ ਕੀਤੇ ਆਪਣੇ ਆਪ ਪ੍ਰੀਖਿਆ ਵਿਭਾਗ, ਫੀਸ ਲੇਜਰ ਅਤੇ ਐਲੂਮਨੀ ਲਿਸਟ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਇਹ ਕਿਸ ਚੀਜ਼ ਦੀ ਜਗ੍ਹਾ ਲੈਂਦਾ ਹੈ

ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ ERP ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਸਭ ਕੁਝ ਐਕਸਲ ਸ਼ੀਟਾਂ (Excel sheets), ਭੌਤਿਕ ਫਾਈਲਾਂ, ਅਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਭਾਗਾਂ ਦੁਆਰਾ ਸਾਲਾਂ ਤੋਂ ਖਰੀਦੇ ਗਏ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਾਫਟਵੇਅਰਾਂ 'ਤੇ ਚੱਲਦਾ ਸੀ। ਇਸ ਦਾ ਨਤੀਜਾ ਰਜਿਸਟ੍ਰਾਰ ਦਫਤਰ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪਤਾ ਹੈ: ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਦਾ ਪਤਾ ਦਾਖਲਾ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਸਹੀ ਹੈ ਪਰ ਪ੍ਰੀਖਿਆ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਪੁਰਾਣਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਫੀਸ ਦੀ ਰਸੀਦ ਨੂੰ ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਨਾਲ ਮੈਨੂਅਲੀ ਮਿਲਾਉਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਦੋਵੇਂ ਸਿਸਟਮ ਆਪਸ ਵਿੱਚ ਕਦੇ ਜੁੜੇ ਹੀ ਨਹੀਂ ਸਨ।

ਇਸ ਵਿੱਚ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ-ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ

ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ ERP ਵਿੱਚ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ:

• Admissions - ਪੁੱਛਗਿੱਛ (Enquiry) ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ, ਆਨਲਾਈਨ ਬਿਨੈ-ਪੱਤਰ ਫਾਰਮ, ਮੈਰਿਟ ਲਿਸਟਾਂ ਅਤੇ ਸੀਟ ਅਲਾਟਮੈਂਟ।

• Academics - ਕੋਰਸ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਸਟ੍ਰਕਚਰ, ਟਾਈਮ ਟੇਬਲ, ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਸਿਸਟਮ ਅਤੇ ਫੈਕਲਟੀ ਵਰਕਲੋਡ।

• Examinations - ਸ਼ਡਿਊਲਿੰਗ, ਸੀਟਿੰਗ ਪਲਾਨ, ਇੰਟਰਨਲ ਅਤੇ ਐਕਸਟਰਨਲ ਮਾਰਕਸ, ਨਤੀਜਾ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਅਤੇ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟਸ।

• Finance - ਫੀਸ ਸਟ੍ਰਕਚਰ, ਆਨਲਾਈਨ ਕੁਲੈਕਸ਼ਨ, ਸਕਾਲਰਸ਼ਿਪਸ ਅਤੇ ਰੀਕੰਸੀਲੀਏਸ਼ਨ।

• HR & Administration - ਫੈਕਲਟੀ ਰਿਕਾਰਡ, ਪੇਰੋਲ ਅਤੇ ਛੁੱਟੀਆਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ।

• Compliance & Accreditation - NAAC, NBA, AICTE ਅਤੇ UGC ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਲਈ ਡਾਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨਾ।

Sonet ਦਾ ਆਪਣਾ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ ERP, UniSCOP, ਬਿਲਕੁਲ ਇਸੇ ਲੋੜ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖ ਕੇ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਐਕ੍ਰੇਡੀਟੇਸ਼ਨ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਲਈ IQAC ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਮੋਡਿਊਲ ਜੋੜਿਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਭਾਰਤੀ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀਆਂ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਇਸਨੂੰ ਨਿਰੰਤਰ ਨਾ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਵੇ, ਤਾਂ ਇਹ ਮੋਡਿਊਲ ਹਰ ਕੁਝ ਸਾਲਾਂ ਬਾਅਦ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਮੁਸੀਬਤ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

University ERP ਬਨਾਮ Student Information System (SIS)

ਇਹਨਾਂ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਅਕਸਰ ਇੱਕ-ਦੂਜੇ ਦੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਅਸਲ ਅੰਤਰ ਹੈ। ਇੱਕ student information system ਸੀਮਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਐਨਰੋਲਮੈਂਟ, ਗ੍ਰੇਡ, ਹਾਜ਼ਰੀ। ਜਦਕਿ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ ERP ਵਧੇਰੇ ਵਿਆਪਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਸੰਚਾਲਨ (operational) ਅਤੇ ਵਿੱਤੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਅਭਿਆਸ ਵਿੱਚ, ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀਆਂ ਨੂੰ ਦੋਵਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸੈੱਟਅੱਪ ਉਹ ਹੈ ਜਿੱਥੇ SIS ਫੰਕਸ਼ਨੈਲਿਟੀ ਇੱਕੋ ERP ਦੇ ਅੰਦਰ ਹੀ ਹੋਵੇ, ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਵੱਖਰੇ ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਵਜੋਂ ਜਿਸਨੂੰ ਸਿੰਕ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਪਵੇ।

ਖਰੀਦਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਚੈੱਕ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ

ਸਾਡੇ ਸਮੇਤ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵੈਂਡਰ ਤੋਂ ਕੁਝ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਣੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ:

1. ਕੀ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਖਾਸ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਸਟ੍ਰਕਚਰ (ਸਾਲਾਨਾ, ਸਮੈਸਟਰ, ਚੁਆਇਸ-ਬੇਸਡ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਸਿਸਟਮ - CBCS) ਨੂੰ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਇਸ ਲਈ ਕਸਟਮ ਡਿਵੈਲਪਮੈਂਟ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ?

2. ਕੀ ਮੌਜੂਦਾ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਅਤੇ ਸਟਾਫ ਦਾ ਡਾਟਾ ਮਹੀਨਿਆਂ ਦੀ ਮੈਨੂਅਲ ਐਂਟਰੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਮਾਈਗ੍ਰੇਟ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ?

3. ਕੀ ਇਹ ਉਹ ਖਾਸ ਐਕ੍ਰੇਡੀਟੇਸ਼ਨ ਰਿਪੋਰਟਾਂ (NAAC SSR, NBA outcome mapping) ਜਨਰੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਲੋੜ ਹੈ?

4. ਕੀ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਅਤੇ ਮਾਪਿਆਂ ਲਈ ਕੋਈ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਜਾਂ ਪੋਰਟਲ ਹੈ, ਜਾਂ ਸਭ ਕੁਝ ਡੈਸਕਟੌਪ ਐਡਮਿਨ ਪੈਨਲ ਦੁਆਰਾ ਹੀ ਐਕਸੈਸ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ?

5. ਡਾਟਾ ਕੌਣ ਹੋਸਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਦੇ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਬਦਲਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਸਦਾ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?

ਇੱਕ university ERP ਇੱਕ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਹੈ — ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਇੱਕ ਦਹਾਕੇ ਜਾਂ ਉਸ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸਮੇਂ ਲਈ ਇੱਕੋ ਕੋਰ ਸਿਸਟਮ ਚਲਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮਝੌਤੇ 'ਤੇ ਦਸਤਖਤ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹਨਾਂ ਸਵਾਲਾਂ 'ਤੇ ਅਸਲ ਸਮਾਂ ਬਿਤਾਉਣਾ ਵਾਜਬ ਹੈ।