University ERP କ’ଣ? ଭାରତୀୟ ଉଚ୍ଚଶିକ୍ଷା ପାଇଁ ଗୋଟିଏ ବ୍ୟାବହାରିକ ମାର୍ଗଦର୍ଶିକା

କ୍ୟାମ୍ପସରେ ପାଞ୍ଚ ଜଣ ଲୋକଙ୍କୁ "ERP" କ’ଣ କରେ ବୋଲି ପଚାରିଲେ ଆପଣ ସାଧାରଣତଃ ପାଞ୍ଚଟି ଭିନ୍ନ ଉତ୍ତର ପାଇବେ। ରେଜିଷ୍ଟ୍ରାର୍ କହିବେ ଯେ ଏଠାରେ ଛାତ୍ରଛାତ୍ରୀଙ୍କ ରେକର୍ଡ ରହେ। ଫାଇନାନ୍ସ ଅଫିସର କହିବେ ଯେ ଏହା ଫି’ ଏବଂ ଆକାଉଣ୍ଟସ୍ ସିଷ୍ଟମ୍। ଜଣେ ଡିନ୍ କହିପାରନ୍ତି ଯେ NAAC ଭିଜିଟ୍ ପୂର୍ବରୁ ବିଭାଗୱାରୀ ଉପସ୍ଥାନ ଯାଞ୍ଚ କରିବା ପାଇଁ ସେମାନେ ଏହାକୁ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତି। ସମସ୍ତଙ୍କ କଥା ସଠିକ୍, ଏବଂ ସେଇଟା ହିଁ ମୁଖ୍ୟ କଥା।

ସଂକ୍ଷିପ୍ତ ସଂଜ୍ଞା

ଗୋଟିଏ University ERP (Enterprise Resource Planning system) ହେଉଛି ଏପରି ଗୋଟିଏ ସଫ୍ଟୱେର୍ ଯାହା ବିଶ୍ୱବିଦ୍ୟାଳୟର ବିଭିନ୍ନ ବିଭାଗ — ନାମଲେଖା, ଆକାଡେମିକ୍ସ, ପରୀକ୍ଷା, ଫାଇନାନ୍ସ, HR ଏବଂ ଆଡମିନିଷ୍ଟ୍ରେସନ୍‌କୁ ଗୋଟିଏ ଶେୟାର୍ଡ ସିଷ୍ଟମ୍‌ରେ ଯୋଡ଼ିଥାଏ, ଯାହାଦ୍ୱାରା ପ୍ରତ୍ୟେକ ବିଭାଗକୁ ନିଜସ୍ୱ ସ୍ପ୍ରେଡ୍‌ଶୀଟ୍ ଏବଂ ରେଜିଷ୍ଟର ରଖିବାକୁ ପଡ଼ିନଥାଏ। ଯେତେବେଳେ ଜଣେ ଛାତ୍ରଙ୍କର ଥରେ ନାମଲେଖା ହୁଏ, ସେହି ରେକର୍ଡଟି ପରୀକ୍ଷା ବିଭାଗ, ଫି’ ଲେଜର ଏବଂ ଏଲୁମ୍ନି ତାଲିକାକୁ ସ୍ୱୟଂଚାଳିତ ଭାବରେ ଚାଲିଯିବା ଉଚିତ୍, ଯାହାଦ୍ୱାରା କାହାକୁ ବି ତାହା ତିନିଥର ଟାଇପ୍ କରିବାକୁ ପଡ଼ିବ ନାହିଁ।

ଏହା କାହା ବଦଳରେ ବ୍ୟବହୃତ ହୁଏ

University ERP ଆସିବା ପୂର୍ବରୁ, ଏହିସବୁ କାମର ଅଧିକାଂଶ ଭାଗ Excel sheet, ଫାଇଲ୍, ଏବଂ ବର୍ଷ ବର୍ଷ ଧରି ପ୍ରତ୍ୟେକ ବିଭାଗ ଅଲଗା ଭାବରେ କିଣିଥିବା ସଫ୍ଟୱେର୍ ମାଧ୍ୟମରେ ଚାଲୁଥିଲା। ଏହାର ଫଳାଫଳ ରେଜିଷ୍ଟ୍ରାର୍ ଅଫିସ୍‌ରେ କାମ କରିଥିବା ଯେକୌଣସି ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ପାଇଁ ପରିଚିତ: ଜଣେ ଛାତ୍ରଙ୍କ ଠିକଣା ଆଡମିଶନ୍ ଫାଇଲ୍‌ରେ ସଠିକ୍ ଥାଏ କିନ୍ତୁ ପରୀକ୍ଷା ସିଷ୍ଟମ୍‌ରେ ପୁରୁଣା ହୋଇଥାଏ, କିମ୍ବା ମାସ ଶେଷରେ ଫି’ ରସିଦକୁ ବ୍ୟାଙ୍କ ଷ୍ଟେଟମେଣ୍ଟ ସହିତ ମାନୁଆଲି ମିଳାଇବାକୁ ପଡ଼େ କାରଣ ଦୁଇଟି ସିଷ୍ଟମ୍ କେବେ ବି ଯୋଡ଼ିହୋଇ ନଥିଲା।

ଏଥିରେ ପ୍ରକୃତରେ କ’ଣ କଭର ହେବା ଆବଶ୍ୟକ

ଗୋଟିଏ ଉପଯୁକ୍ତ University ERP ରେ ଅନ୍ତତଃ ପକ୍ଷେ ନିମ୍ନଲିଖିତ ବିଷୟଗୁଡ଼ିକ କଭର ହେବା ଉଚିତ୍:

• Admissions - ଏନକ୍ୱାରୀ ଟ୍ରାକିଂ, ଅନଲାଇନ୍ ଆପ୍ଲିକେସନ୍ ଫର୍ମ, ମେରିଟ୍ ଲିଷ୍ଟ ଏବଂ ସିଟ୍ ଆଲୋଟମେଣ୍ଟ।

• Academics - କୋର୍ସ ଏବଂ ପ୍ରୋଗ୍ରାମ୍ ଷ୍ଟ୍ରକଚର, ସମୟସାରଣୀ (ଟାଇମଟେବୁଲ୍), କ୍ରେଡିଟ୍ ସିଷ୍ଟମ୍ ଏବଂ ଫାକଲ୍ଟି ୱାର୍କଲୋଡ୍।

• Examinations - ସେଡ୍ୟୁଲିଂ, ସିଟିଂ ପ୍ଲାନ୍, ଇଣ୍ଟରନାଲ୍ ଏବଂ ଏକ୍ସଟରନାଲ୍ ମାର୍କ, ରେଜଲ୍ଟ ପ୍ରୋସେସିଂ ଏବଂ ଟ୍ରାନ୍ସକ୍ରିପ୍ଟ।

• Finance - ଫି’ ଷ୍ଟ୍ରକଚର, ଅନଲାଇନ୍ କଲେକସନ୍, ସ୍କୋଲାରଶିପ୍ ଏବଂ ରେକନ୍ସିଲିଏସନ୍।

• HR & Administration - ଫାକଲ୍ଟି ରେକର୍ଡ, ପେ-ରୋଲ୍ ଏବଂ ଛୁଟି (ଲିଭ୍) ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ।

• Compliance & Accreditation - NAAC, NBA, AICTE ଏବଂ UGC ରିପୋର୍ଟିଂ ପାଇଁ ଡାଟା ସଂଗ୍ରହ।

Sonet ର ନିଜସ୍ୱ university ERP, UniSCOP, ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ଭାବରେ ଏହି ପରିସରକୁ ଆଧାର କରି ତିଆରି କରାଯାଇଛି, ଯାହା ଉପରେ ଆକ୍ରେଡିଟେସନ୍ ରିପୋର୍ଟିଂ ପାଇଁ ଗୋଟିଏ IQAC ଅଟୋମେସନ୍ ମୋଡ୍ୟୁଲ୍ ଯୋଡ଼ାଯାଇଛି; କାରଣ ଅଧିକାଂଶ ଭାରତୀୟ ବିଶ୍ୱବିଦ୍ୟାଳୟ ପାଇଁ, ନିରନ୍ତର ଭାବରେ ପରିଚାଳନା କରାନଗଲେ ଏହି ମୋଡ୍ୟୁଲ୍‌ଟି ପ୍ରତି କିଛି ବର୍ଷରେ ସମସ୍ୟାର କାରଣ ହୋଇଥାଏ।

University ERP ବନାମ Student Information System (SIS)

ଏହି ଶବ୍ଦଗୁଡ଼ିକ ପ୍ରାୟତଃ ଏକା ଭାବରେ ବ୍ୟବହୃତ ହୁଏ, କିନ୍ତୁ ଏହା ମଧ୍ୟରେ ଗୋଟିଏ ପ୍ରକୃତ ଫରକ ଅଛି। ଗୋଟିଏ student information system ସୀମିତ ପରିସରବିଶିଷ୍ଟ, ଏହା କେବଳ ଛାତ୍ରଛାତ୍ରୀଙ୍କ ରେକର୍ଡ ପରିଚାଳନା କରେ: ନାମଲେଖା, ଗ୍ରେଡ୍, ଉପସ୍ଥାନ। ଗୋଟିଏ university ERP ର ପରିସର ବ୍ୟାପକ ଏବଂ ଏଥିରେ ଅନୁଷ୍ଠାନର କାର୍ଯ୍ୟକାରୀ ଓ ଆର୍ଥିକ ପ୍ରକ୍ରିୟା ମଧ୍ୟ ସାମିଲ ଥାଏ। ବ୍ୟାବହାରିକ କ୍ଷେତ୍ରରେ, ଅଧିକାଂଶ ବିଶ୍ୱବିଦ୍ୟାଳୟକୁ ଉଭୟର ଆବଶ୍ୟକତା ଥାଏ, ଏବଂ ସବୁଠାରୁ ସହଜ ବ୍ୟବସ୍ଥା ହେଉଛି ଯେଉଁଥିରେ SIS ଫଙ୍କସନାଲିଟି ଅଲଗା ପ୍ରୋଡକ୍ଟ ଭାବରେ ନରହି ସେହି ERP ମଧ୍ୟରେ ହିଁ ଥାଏ।

କିଣିବା ପୂର୍ବରୁ ପ୍ରକୃତରେ କ’ଣ ଯାଞ୍ଚ କରିବେ

ଆମ ସହିତ ଯେକୌଣସି ଭେଣ୍ଡରଙ୍କୁ କିଛି ପ୍ରଶ୍ନ ପଚାରିବା ଉଚିତ୍:

1. ଏହା କ’ଣ ଆପଣଙ୍କର ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ପ୍ରୋଗ୍ରାମ୍ ଷ୍ଟ୍ରକଚର — ବାର୍ଷିକ, ସେମିଷ୍ଟାର, ଚଏସ୍-ବେସ୍‌ଡ କ୍ରେଡିଟ୍ ସିଷ୍ଟମ୍ (CBCS) କୁ ସିଧାସଳଖ ପରିଚାଳନା କରେ, ନା ଏଥିପାଇଁ କଷ୍ଟମ୍ ଡେଭେଲପମେଣ୍ଟ ଆବଶ୍ୟକ?

2. ବର୍ତ୍ତମାନର ଛାତ୍ରଛାତ୍ରୀ ଏବଂ ଷ୍ଟାଫ୍ ଡାଟାକୁ ମାସ ମାସ ଧରି ମାନୁଆଲି ଏଣ୍ଟ୍ରି ନକରି ମାଇଗ୍ରେଟ୍ କରାଯାଇପାରିବ କି?

3. ଏହା କ’ଣ ଆପଣଙ୍କ ଅନୁଷ୍ଠାନକୁ ପ୍ରକୃତରେ ଆବଶ୍ୟକ ଥିବା ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ଆକ୍ରେଡିଟେସନ୍ ରିପୋର୍ଟ (NAAC SSR, NBA outcome mapping) ପ୍ରସ୍ତୁତ କରେ?

4. ଛାତ୍ରଛାତ୍ରୀ ଏବଂ ଅଭିଭାବକଙ୍କ ପାଇଁ କୌଣସି ମୋବାଇଲ୍ ଆପ୍ କିମ୍ବା ପୋର୍ଟାଲ୍ ଅଛି, ନା ସବୁକିଛି ଡେସ୍କଟପ୍ ଆଡମିନ୍ ପ୍ୟାନେଲ୍ ମାଧ୍ୟମରେ ଆକ୍ସେସ୍ ହୁଏ?

5. ଡାଟା କିଏ ହୋଷ୍ଟ କରେ, ଏବଂ ଯଦି ଆପଣ କେବେ ପ୍ରୋଭାଇଡର୍ ବଦଳାନ୍ତି ତେବେ ସେହି ଡାଟାର କ’ଣ ହେବ?

ଗୋଟିଏ university ERP ହେଉଛି ଗୋଟିଏ ଦୀର୍ଘକାଳୀନ ପ୍ରତିଶ୍ରୁତି — ଅଧିକାଂଶ ଅନୁଷ୍ଠାନ ଗୋଟିଏ ମୁଖ୍ୟ ସିଷ୍ଟମ୍‌କୁ ଦଶନ୍ଧି କିମ୍ବା ତା’ଠାରୁ ଅଧିକ ସମୟ ଧରି ଚଲାନ୍ତି। କୌଣସି ଚୁକ୍ତିରେ ସ୍ୱାକ୍ଷର କରିବା ପୂର୍ବରୁ ଏହି ପ୍ରଶ୍ନଗୁଡ଼ିକ ଉପରେ ଯଥେଷ୍ଟ ସମୟ ଦେବା ଉଚିତ୍।