ইউনিভার্সিটি ERP কী? ভারতীয় উচ্চশিক্ষার জন্য একটি ব্যবহারিক নির্দেশিকা

ক্যাম্পাসে যে কোনো পাঁচজনকে জিজ্ঞাসা করুন "ERP" কী কাজ করে, আপনি সাধারণত পাঁচটি আলাদা উত্তর পাবেন। রেজিস্ট্রার বলবেন এখানে শিক্ষার্থীদের সমস্ত রেকর্ড থাকে। অর্থ সংক্রান্ত আধিকারিক বলবেন এটি ফি এবং অ্যাকাউন্টের সিস্টেম। কোনো ডিন হয়তো বলবেন NAAC ভিজিটের আগে বিভাগীয় উপস্থিতি পরীক্ষা করার জন্য তাঁরা এটি ব্যবহার করেন। তাঁদের প্রত্যেকেই সঠিক, এবং এটাই মূল বিষয়।

সংক্ষিপ্ত সংজ্ঞা

একটি ইউনিভার্সিটি ERP (Enterprise Resource Planning system) হলো এমন একটি সফটওয়্যার যা প্রতিটি বিভাগকে আলাদা আলাদা স্প্রেডশিট এবং রেজিস্টার রাখার পরিবর্তে বিশ্ববিদ্যালয়ের বিভিন্ন বিভাগ যেমন— ভর্তি, একাডেমিক, পরীক্ষা, অর্থ, এইচআর এবং প্রশাসনকে একটি সমন্বিত সিস্টেমে যুক্ত করে। যখন কোনো শিক্ষার্থী একবার ভর্তি হয়, তখন সেই তথ্য পুনরায় তিনবার টাইপ না করেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরীক্ষার বিভাগ, ফি লেজার এবং অ্যালুমনি তালিকায় পৌঁছে যায়।

এটি কীসের বিকল্প হিসেবে কাজ করে

একটি ইউনিভার্সিটি ERP ব্যবহারের পূর্বে, এর বেশিরভাগ কাজই এক্সেল শিট, কাগজের ফাইল এবং বছরের পর বছর ধরে প্রতিটি বিভাগের কেনা আলাদা সফটওয়্যারের মাধ্যমে সম্পন্ন হতো। এর ফলাফল রেজিস্ট্রার অফিসে কাজ করা যে কারো কাছেই পরিচিত: শিক্ষার্থীর ঠিকানা ভর্তি ফাইলে সঠিক থাকলেও পরীক্ষার সিস্টেমে পুরোনো হয়ে গেছে, অথবা মাসের শেষে ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের সাথে ফি রশিদ হাতে কলমে মেলাতে হচ্ছে কারণ দুটি সিস্টেম কখনোই যুক্ত ছিল না।

প্রকৃতপক্ষে এতে কী কী কভার করা দরকার

একটি উপযুক্ত ইউনিভার্সিটি ERP-তে সাধারণত কমপক্ষে নিচের বিষয়গুলো কভার করা উচিত:

• ভর্তি (Admissions) - এনকোয়ারি ট্র্যাকিং, অনলাইন আবেদন ফর্ম, মেধা তালিকা এবং সিট বণ্টন।

• একাডেমিক (Academics) - কোর্স ও প্রোগ্রাম স্ট্রাকচার, রুটিন, ক্রেডিট সিস্টেম এবং শিক্ষকদের কাজের চাপ।

• পরীক্ষা (Examinations) - সময়সূচি, আসন বিন্যাস, অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক নম্বর, ফলাফল প্রসেসিং এবং ট্রান্সক্রিপ্ট।

• অর্থ (Finance) - ফি স্ট্রাকচার, অনলাইন সংগ্রহ, স্কলারশিপ এবং হিসাব মেলানো (রেকনসিলিয়েশন)।

• এইচআর ও প্রশাসন (HR & Administration) - শিক্ষকদের রেকর্ড, পে-রোল এবং ছুটির ব্যবস্থাপনা।

• কমপ্লায়েন্স ও অ্যাক্রেডিটেশন (Compliance & Accreditation) - NAAC, NBA, AICTE এবং UGC রিপোর্টিংয়ের জন্য ডেটা সংগ্রহ।

Sonet-এর নিজস্ব ইউনিভার্সিটি ERP, UniSCOP, ঠিক এই পরিধিকে মাথায় রেখে তৈরি করা হয়েছে। এতে বিশেষ করে অ্যাক্রেডিটেশন রিপোর্টিংয়ের জন্য উপরে একটি IQAC অটোমেশন মডিউল যুক্ত রয়েছে। কারণ বেশিরভাগ ভারতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ের জন্য ক্রমাগত পরিচালনা করা না হলে কয়েক বছর পরপর এই বিষয়টি নিয়ে বেশ সমস্যার সৃষ্টি হয়।

ইউনিভার্সিটি ERP বনাম স্টুডেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম (SIS)

এই শব্দগুলো প্রায় একই অর্থে ব্যবহার করা হলেও, এদের মধ্যে বাস্তব পার্থক্য রয়েছে। একটি স্টুডেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম নির্দিষ্ট কিছু কাজের মধ্যে সীমাবদ্ধ, এটি শিক্ষার্থীর নিজস্ব রেকর্ড যেমন— নাম নথিভুক্তকরণ, গ্রেড, উপস্থিতি ইত্যাদি পরিচালনা করে। কিন্তু একটি ইউনিভার্সিটি ERP অনেক বিস্তৃত এবং এতে প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম ও আর্থিক প্রক্রিয়াও অন্তর্ভুক্ত থাকে। বাস্তবে, বেশিরভাগ বিশ্ববিদ্যালয়ের দুটিরই প্রয়োজন হয়, এবং সবচেয়ে সহজ ব্যবস্থা হলো যেখানে SIS-এর ফিচারগুলো আলাদা প্রোডাক্ট হিসেবে না রেখে একই ERP-র মধ্যে রাখা হয় যাতে আলাদাভাবে সিঙ্ক করার প্রয়োজন না পড়ে।

কেনার আগে আসলে কী পরীক্ষা করবেন

আমাদের সহ যে কোনো বিক্রেতাকে কয়েকটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা দরকার:

1. এটি কি আপনার নির্দিষ্ট প্রোগ্রাম স্ট্রাকচার যেমন— বার্ষিক, সেমিস্টার, চয়েস-বেসড ক্রেডিট সিস্টেম (CBCS) সরাসরি সাপোর্ট করে, নাকি এর জন্য কাস্টম ডেভেলপমেন্টের প্রয়োজন হয়?

2. বর্তমান শিক্ষার্থী ও কর্মীদের ডেটা কি মাসজুড়ে ম্যানুয়াল এনট্রি ছাড়াই মাইগ্রেট করা সম্ভব?

3. এটি কি আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট অ্যাক্রেডিটেশন রিপোর্ট (NAAC SSR, NBA আউটকাম ম্যাপিং) তৈরি করতে পারে?

4. শিক্ষার্থী ও অভিভাবকদের জন্য কি কোনো মোবাইল অ্যাপ বা পোর্টাল রয়েছে, নাকি ডেক্সটপ অ্যাডমিন প্যানেলের মাধ্যমে সবকিছু অ্যাক্সেস করতে হয়?

5. ডেটা কোথায় হোস্ট করা হয়, এবং আপনি যদি কখনো সার্ভিস প্রোভাইডার পরিবর্তন করেন তবে আপনার ডেটার কী হবে?

একটি ইউনিভার্সিটি ERP হলো একটি দীর্ঘমেয়াদী বিষয় — বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান এক দশক বা তারও বেশি সময় ধরে একই মূল সিস্টেম ব্যবহার করে। তাই কোনো কিছুতে স্বাক্ষর করার আগে এই প্রশ্নগুলোর পেছনে উপযুক্ত সময় দেওয়া অত্যন্ত জরুরি।