યુનિવર્સિટી ERP શું છે? ભારતીય ઉચ્ચ શિક્ષણ માટે એક વ્યવહારુ માર્ગદર્શિકા

કેમ્પસમાં પાંચ લોકોને પૂછો કે "ERP" શું કરે છે, તો સામાન્ય રીતે તમને પાંચ અલગ-અલગ જવાબો મળશે. રજિસ્ટ્રાર કહેશે કે તેમાં વિદ્યાર્થીઓનો રેકોર્ડ રહે છે. ફાઇનાન્સ ઓફિસર કહેશે કે તે ફી અને એકાઉન્ટ્સની સિસ્ટમ છે. ડીન કદાચ કહેશે કે NAAC ની મુલાકાત પહેલાં વિભાગવાર હાજરી તપાસવા માટે તેઓ તેનો ઉપયોગ કરે છે. આ બધા જ સાચા છે, અને મુદ્દો પણ આ જ છે.

ટૂંકી વ્યાખ્યા

યુનિવર્સિટી ERP (એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ સિસ્ટમ) એ એવું સોફ્ટવેર છે જે યુનિવર્સિટીના વિવિધ વિભાગો જેવા કે એડમિશન, એકેડેમિક્સ, પરીક્ષા, ફાઇનાન્સ, HR અને એડમિનિસ્ટ્રેશનને અલગ-અલગ સ્પ્રેડશીટ્સ અને રજિસ્ટર રાખવાને બદલે એક જ શેર્ડ સિસ્ટમમાં જોડે છે. જ્યારે એક વિદ્યાર્થી પ્રવેશ લે છે, ત્યારે તે રેકોર્ડ કોઈ પણ વ્યક્તિ દ્વારા ત્રણ વાર ફરી ટાઇપ કર્યા વગર પરીક્ષા વિભાગ, ફી લેજર અને એલ્યુમની લિસ્ટમાં ઓટોમેટિકલી પહોંચી જવો જોઈએ.

તે શેનું સ્થાન લે છે

યુનિવર્સિટી ERP પહેલાં, આમાંનું મોટા ભાગનું કામ Excel શીટ્સ, ભૌતિક ફાઇલો અને વર્ષોથી દરેક વિભાગે સ્વતંત્ર રીતે ખરીદેલા સોફ્ટવેરના મિશ્રણ પર ચાલતું હતું. રજિસ્ટ્રાર ઓફિસમાં કામ કરનાર કોઈપણ વ્યક્તિ માટે આ પરિણામ પરિચિત છે: એડમિશન ફાઇલમાં વિદ્યાર્થીનું સરનામું સાચું હોય પરંતુ પરીક્ષા સિસ્ટમમાં જૂનું હોય, અથવા મહિનાના અંતે ફીની રસીદ બેંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે મેન્યુઅલી મેળવવી પડે કારણ કે બે સિસ્ટમ ક્યારેય જોડાયેલી ન હતી.

વાસ્તવમાં આમાં શું કવર થવું જોઈએ

ખરેખર ઉપયોગી યુનિવર્સિટી ERP માં ઓછામાં ઓછું આટલું હોવું જોઈએ:

• એડમિશન - પૂછપરછ (Enquiry) ટ્રેકિંગ, ઓનલાઇન અરજી ફોર્મ, મેરિટ લિસ્ટ અને સીટ ફાળવણી.

• એકેડેમિક્સ - કોર્સ અને પ્રોગ્રામ સ્ટ્રક્ચર, ટાઇમટેબલ, ક્રેડિટ સિસ્ટમ અને ફેકલ્ટી વર્કલોડ.

• પરીક્ષાઓ - શેડ્યુલિંગ, બેઠક વ્યવસ્થા, ઇન્ટરનલ અને એક્સexternal માર્ક્સ, રિઝલ્ટ પ્રોસેસિંગ અને ટ્રાન્સક્રિપ્ટ.

• ફાઇનાન્સ - ફી સ્ટ્રક્ચર, ઓનલાઇન કલેક્શન, સ્કોલરશિપ અને રિકન્સિલિયેશન.

• HR & એડમિનિસ્ટ્રેશન - ફેકલ્ટી રેકોર્ડ્સ, પેરોલ અને લીવ મેનેજમેન્ટ.

• કમ્પ્લાયન્સ & એક્રેડિટેશન - NAAC, NBA, AICTE અને UGC રિપોર્ટિંગ માટે ડેટા કલેક્શન.

Sonet નું પોતાનું યુનિવર્સિટી ERP, UniSCOP, ખાસ કરીને આ જ સ્કોપને ધ્યાનમાં રાખીને બનાવવામાં આવ્યું છે, જેમાં એક્રેડિટેશન રિપોર્ટિંગ માટે IQAC ઓટોમેશન મોડ્યુલ ઉમેરવામાં આવ્યું છે, કારણ કે મોટાભાગની ભારતીય યુનિવર્સિટીઓ માટે, જો આ કામ સતત કરવામાં ન આવે તો દર થોડા વર્ષે દોડધામ થઈ જાય છે.

યુનિવર્સિટી ERP વિરુદ્ધ સ્ટુડન્ટ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમ (SIS)

આ શબ્દોનો ઉપયોગ ઘણીવાર એકબીજાના પર્યાય તરીકે થાય છે, પરંતુ તેમાં વાસ્તવિક તફાવત છે. એક સ્ટુડન્ટ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમ મર્યાદિત ક્ષેત્ર ધરાવે છે, તે ફક્ત વિદ્યાર્થીના પોતાના રેકોર્ડને મેનેજ કરે છે: એનરોલમેન્ટ, ગ્રેડ, હાજરી. જ્યારે યુનિવર્સિટી ERP વધુ વ્યાપક છે અને તેમાં સંસ્થાની ઓપરેશનલ અને ફાઇનાન્સિયલ પ્રોસેસનો પણ સમાવેશ થાય છે. વ્યવહારમાં, મોટાભાગની યુનિવર્સિટીઓને બંનેની જરૂર હોય છે, અને સૌથી યોગ્ય સેટઅપ એ છે જ્યાં SIS ની કામગીરી અલગ પ્રોડક્ટ તરીકે રાખવાને બદલે એક જ ERP ની અંદર જ સિંક રહે.

ખરીદતા પહેલાં ખરેખર શું તપાસવું જોઈએ

અમારા સહિત કોઈપણ વેન્ડરને આ કેટલાક પ્રશ્નો પૂછવા જરૂરી છે:

1. શું તે તમારા વિશિષ્ટ પ્રોગ્રામ સ્ટ્રક્ચર જેવા કે વાર્ષિક, સેમેસ્ટર, ચોઇસ-બેસ્ડ ક્રેડિટ સિસ્ટમ (CBCS) ને સીધું જ સપોર્ટ કરે છે, કે પછી કસ્ટમ ડેવલપમેન્ટની જરૂર પડે છે?

2. શું મહિનાઓની મેન્યુઅલ રી-એન્ટ્રી વગર હાલના વિદ્યાર્થીઓ અને સ્ટાફનો ડેટા માઇગ્રેટ કરી શકાય છે?

3. શું તે તમારી સંસ્થાને ખરેખર જોઈતા વિશિષ્ટ એક્રેડિટેશન રિપોર્ટ્સ (NAAC SSR, NBA આઉટકમ મેપિંગ) જનરેટ કરે છે?

4. શું વિદ્યાર્થીઓ અને વાલીઓ માટે કોઈ મોબાઈલ એપ કે પોર્ટલ છે, અથવા બધું ડેસ્કટોપ એડમિન પેનલ દ્વારા જ એક્સેસ થાય છે?

5. ડેટા કોણ હોસ્ટ કરે છે, અને જો તમે ક્યારેય પ્રોવાઇડર બદલો તો ડેટાનું શું થાય છે?

યુનિવર્સિટી ERP એ લાંબા ગાળાની પ્રતિબદ્ધતા છે — મોટાભાગની સંસ્થાઓ એક દાયકા કે તેથી વધુ સમય માટે એક જ કોર સિસ્ટમ ચલાવે છે. કોઈ પણ એગ્રીમેન્ટ સાઇન કરતા પહેલા આ પ્રશ્નો પર પૂરતો સમય વિતાવવો યોગ્ય છે.