ایڈمیشن مینجمنٹ
انکوائری سے انرولمنٹ تک کے مکمل سفر کے لیے تیار کردہ ایڈمیشن مینجمنٹ سافٹ ویئر
ہر چینل سے آنے والی ایڈمیشن انکوائریز کو ایک ہی پائپ لائن میں کیپچر، ٹریک اور کنورٹ کریں۔
ایڈمیشن مینجمنٹ سافٹ ویئر رجسٹر اور اسپریڈ شیٹ کے روایتی طریقہ کار کو ایک واحد پائپ لائن سے بدل دیتا ہے جو پہلے رابطے سے لے کر انرولمنٹ تک ہر ممکنہ طالب علم کو ٹریک کرتی ہے۔ چاہے انکوائری آپ کی ویب سائٹ، واک ان، فون کال یا WhatsApp کے ذریعے آئے، وہ ایک ہی سسٹم میں درج ہوتی ہے — تاکہ کوئی بھی انکوائری ضائع نہ ہو اور آپ کے کونسلرز کو ہمیشہ معلوم ہو کہ آگے کس سے رابطہ کرنا ہے۔
زیادہ تر ادارے انکوائریز کا ایک بڑا حصہ صرف اس لیے کھو دیتے ہیں کیونکہ وقت پر فالو اپ نہیں ہو پاتا۔ ایک کونسلر جو اسپریڈ شیٹ پر ہفتے میں پچاس انکوائریز ہینڈل کر رہا ہو، وہ یہ ٹریک نہیں رکھ سکتا کہ کس سے کب رابطہ ہوا اور کیا بات ہوئی۔ ایڈمیشن مینجمنٹ سافٹ ویئر فالو اپ کے عمل کو خودکار بنا کر اس مسئلے کو حل کرتا ہے — یاد دہانی کے میسجز وقت پر بھیجے جاتے ہیں چاہے فرنٹ آفس کتنا ہی مصروف کیوں نہ ہو۔
متعدد کیمپسز یا برانچز چلانے والے گروپس کے لیے، یہی سسٹم مرکزی ایڈمیشن آفس کو ہر لوکیشن کی انکوائری والیوم، کنورژن ریٹ اور ڈراپ آف پوائنٹس کا لائیو ویو فراہم کرتا ہے، بجائے اس کے کہ ہاتھ سے تیار کردہ ہفتہ وار رپورٹ کا انتظار کیا جائے۔
کیا شامل ہے
ہمہ جہت (Omnichannel) انکوائری کیپچر
ہر انکوائری — ویب سائٹ فارم، فون کال، واک ان یا WhatsApp میسج — آتے ہی ایک ہی پائپ لائن میں درج ہو جاتی ہے، اور اس پر ذریعے اور کورس کا ٹیگ لگ جاتا ہے۔ کونسلرز پانچ مختلف جگہوں کو چیک کرنے کے بجائے ایک ہی کیو (Queue) سے کام کرتے ہیں۔
خودکار فالو اپ کا نظام
انکوائری درج ہوتے ہی یاد دہانیوں اور میسجز کا ایک طے شدہ سلسلہ خودکار طریقے سے شروع ہو جاتا ہے، تاکہ کونسلر کی مصروفیت کی وجہ سے کوئی لیڈ ضائع نہ ہو۔ اس سلسلے کو پروگرام کے لحاظ سے ترتیب دیا جا سکتا ہے، تاکہ پری اسکول کی سیٹ کے بارے میں پوچھنے والے والدین کو پوسٹ گریجویٹ کے امیدوار سے مختلف طریقے سے میسجز ملیں۔
آن لائن ایپلیکیشن فارمز
امیدوار کاغذی فارم اور ڈیمانڈ ڈرافٹ جمع کرانے کے بجائے دستاویزات کی اپ لوڈنگ اور ایپلیکیشن فیس کی ادائیگی کے ساتھ ایک ہی آن لائن فارم پر کرتے ہیں۔ نامکمل درخواستوں کی نشاندہی خودکار طریقے سے ہو جاتی ہے، نہ کہ ہفتوں بعد عملے کے ذریعے معلوم ہو۔
میرٹ لسٹ جنریشن
میرٹ لسٹیں آپ کے مقرر کردہ اہلیت کے معیار اور اینٹرنس اسکورز کے مطابق براہ راست تیار کی جاتی ہیں، جس میں مختلف کیٹیگریز اور کوٹے کے تحت خودکار سیٹ الاٹمنٹ شامل ہے۔ تمام امیدواروں کے لیے یکساں اصول لاگو ہوتے ہیں، جس سے دستی لسٹ کی غلطیوں کا خطرہ ختم ہو جاتا ہے۔
فنل رپورٹنگ
مدیران کو انکوائری سے انرولمنٹ تک کا لائیو فنل ملتا ہے — کتنی انکوائریز آئیں، کتنی کنورٹ ہوئیں، اور کہاں سے ممکنہ طلباء پیچھے ہٹ رہے ہیں — بجائے اس کے کہ کونسلر کی ہفتہ وار رپورٹ کا انتظار کیا جائے۔ ڈراپ آف پوائنٹس بروقت ظاہر ہو جاتے ہیں تاکہ ان پر فوری اقدام کیا جا سکے۔
ملٹی برانچ رول اپ
متعدد کیمپسز یا برانچز چلانے والے گروپ کے لیے، انکوائری اور کنورژن کا ڈیٹا خودکار طریقے سے ایک مرکزی ڈیش بورڈ پر جمع ہو جاتا ہے، جبکہ ہر برانچ کی کونسلنگ ٹیم اپنے مقامی ڈیش بورڈ سے کام کرتی رہتی ہے۔ مرکزی دفتر کو اب ہر برانچ سے الگ الگ اعداد و شمار مانگنے کی ضرورت نہیں پڑتی۔
کیا تبدیلیاں آتی ہیں
اکثر پوچھے گئے سوالات (FAQs)
इसे اپنے ڈیٹا پر دیکھیں
ہماری ٹیم کے ساتھ ایک پرسنلائزڈ ڈیمو (walkthrough) بُک کریں۔