400+ स्कूलों की श्रृंखला
एक K-12 स्कूल श्रृंखला ने Sonet के eSSMS प्लेटफॉर्म पर 400+ शाखाओं में उपस्थिति, शुल्क संग्रह और संचार को ऑटोमेट किया।
चुनौती
बड़े पैमाने पर कागजों पर अटेंडेंस ट्रैकिंग
400+ शाखाओं में, अधिकांश स्थानों पर उपस्थिति अभी भी कागजी रजिस्टरों में दर्ज की जाती थी, जिसका अर्थ था कि माता-पिता को अनुपस्थिति के अलर्ट — जहाँ वे भेजे भी जाते थे — देर से पहुँचते थे या बिल्कुल नहीं पहुँचते थे।
शाखाओं में असंगत शुल्क संग्रह
प्रत्येक शाखा ने अलग-अलग प्रक्रियाओं और समाधान समय-सीमाओं के साथ स्वतंत्र रूप से शुल्क संग्रह का प्रबंधन किया, जिससे हेड ऑफिस के लिए समूह-व्यापी संग्रह का एक सटीक, वर्तमान दृश्य प्राप्त करना असंभव हो गया।
असंगत अभिभावक संचार
अभिभावक संचार शाखा के अनुसार अलग-अलग होता था — कुछ मुद्रित परिपत्रों का उपयोग करते थे, अन्य अनौपचारिक मैसेजिंग समूहों का — घोषणाओं या एकेडमिक अपडेट के लिए कोई सुसंगत, समूह-व्यापी चैनल नहीं था।
कर्मचारियों की ग्रुप-व्यापी विजिबिलिटी का अभाव
कर्मचारियों के रिकॉर्ड और शाखाओं के बीच स्थानान्तरण के लिए नई शाखा में मैनुअल री-एंट्री की आवश्यकता होती थी, जिसमें किसी कर्मचारी का कोई साझा रिकॉर्ड पूरी श्रृंखला में उसका पीछा नहीं करता था।
हमारा समाधान
हर शाखा में बायोमेट्रिक अटेंडेंस
सभी 400+ शाखाओं में बायोमेट्रिक अटेंडेंस कैप्चर लागू किया गया था, जो छात्र के अनुपस्थित चिह्नित होने के कुछ ही मिनटों के भीतर भेजे गए स्वचालित अभिभावक अलर्ट में फीड होता है — पिछली कागज़-आधारित प्रक्रिया से एक नाटकीय बदलाव।
समेकित शुल्क डैशबोर्ड
प्रत्येक शाखा के शुल्क संग्रह को eSSMS के साझा शुल्क बहीखाते पर लाया गया, जिससे हेड ऑफिस को प्रत्येक शाखा से मासिक रिपोर्ट संकलित करने के बजाय पूरी श्रृंखला में संग्रह का एक एकल, रियल-टाइम दृश्य प्राप्त हुआ।
ग्रुप-व्यापी अभिभावक संचार
एक एकल पेरेंट ऐप और पोर्टल ने मुद्रित परिपत्रों और अनौपचारिक मैसेजिंग समूहों के मिश्रण को बदल दिया, जिससे हर शाखा को घोषणाओं, गृहकार्य और परिणामों के लिए एक समान सुसंगत संचार चैनल मिला।
पोर्टेबल स्टाफ रिकॉर्ड्स
शाखाओं के बीच स्थानांतरित होने पर कर्मचारियों के रिकॉर्ड अब कर्मचारी के साथ स्थानांतरित होते हैं, जिससे पहले होने वाली मैनुअल री-एंट्री समाप्त हो जाती है।
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