एडमिशन मैनेजमेंट
पूछताछ से लेकर एडमिशन तक की पूरी यात्रा के लिए बनाया गया एडमिशन मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर
हर चैनल से आने वाली एडमिशन इंक्वायरी को कैप्चर, ट्रैक और कंवर्ट करें।
एडमिशन मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर इंक्वायरी के पुराने रजिस्टर-और-स्प्रेडशीट तरीके की जगह एक सिंगल पाइपलाइन लाता है, जो पहले संपर्क से लेकर एडमिशन तक हर संभावित छात्र को ट्रैक करता है। चाहे कोई इंक्वायरी आपकी वेबसाइट, वॉकिन, फोन कॉल या WhatsApp के जरिए आए, वह एक ही सिस्टम में लैंड करती है — ताकि कोई भी लीड छूटे नहीं और आपके काउंसलर्स को हमेशा पता रहे कि आगे किस पर फॉलो-अप करना है।
अधिकांश संस्थान इंक्वायरी खो देते हैं, इसलिए नहीं कि संस्थान सही नहीं था, बल्कि इसलिए कि समय पर किसी ने फॉलो-अप नहीं किया। एक काउंसलर जो स्प्रेडशीट पर हफ्ते में पचास इंक्वायरी संभाल रहा है, वह यह ट्रैक नहीं रख सकता कि किससे बात हुई, कब हुई और उन्होंने क्या कहा। एडमिशन मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर फॉलो-अप सीक्वेंस को ही ऑटोमेट करके इसे ठीक करता है — फ्रंट ऑफिस कितना भी व्यस्त क्यों न हो, रिमाइंडर समय पर चले जाते हैं।
कई कैंपस या शाखाएं चलाने वाले ग्रुप्स के लिए, यह सिस्टम सेंट्रल एडमिशन ऑफिस को हाथ से रिपोर्ट तैयार करने का इंतजार किए बिना, हर लोकेशन पर इंक्वायरी वॉल्यूम, कन्वर्जन रेट और ड्रॉप-ऑफ पॉइंट्स का लाइव व्यू देता है।
क्या-क्या शामिल है
ऑमनीचैनल इंक्वायरी कैप्चर
हर इंक्वायरी — वेबसाइट फॉर्म, फोन कॉल, वॉकिन या WhatsApp मैसेज — आते ही एक ही पाइपलाइन में दर्ज हो जाती है, जिस पर सोर्स और संबंधित प्रोग्राम का टैग लग जाता है। काउंसलर्स को नई इंक्वायरी देखने के लिए पांच अलग-अलग जगह चेक करने के बजाय एक ही कतार (Queue) से काम करना होता है।
ऑटोमैटेड फॉलो-अप सीक्वेंस
एक बार इंक्वायरी दर्ज होने के बाद, रिमाइंडर्स और मैसेज का शेड्यूल्ड सीक्वेंस अपने आप ट्रिगर हो जाता है, ताकि किसी काउंसलर के व्यस्त होने पर भी लीड ठंडी न पड़े। सीक्वेंस को प्रोग्राम के हिसाब से कस्टमाइज किया जा सकता है, ताकि प्री-स्कूल की सीट के बारे में पूछने वाले अभिभावक को पोस्टग्रेजुएट आवेदक से अलग मैसेज मिले।
ऑनलाइन एप्लीकेशन फॉर्म
आवेदक कागजी फॉर्म और अलग से डिमांड ड्राफ्ट जमा करने के बजाय, डॉक्यूमेंट अपलोड और एप्लीकेशन-फीस भुगतान के साथ एक ही ऑनलाइन फॉर्म भरते हैं। अधूरे आवेदनों को हफ्तों बाद स्टाफ द्वारा खोजे जाने के बजाय सिस्टम द्वारा तुरंत फ्लैग कर दिया जाता है।
मेरिट लिस्ट जनरेशन
मेरिट लिस्ट सीधे आपके कॉन्फ़िगर किए गए पात्रता मानदंडों और प्रवेश परीक्षा अंकों से जनरेट होती हैं, जिसमें श्रेणियों और कोटा में ऑटोमैटेड सीट आवंटन होता है। हर आवेदक के लिए समान नियम लगातार लागू होते हैं, जिससे मैन्युअल रूप से बनाई गई लिस्ट में पक्षपात या गलती का जोखिम खत्म हो जाता है।
फनल रिपोर्टिंग
मैनेजमेंट को एक लाइव इंक्वायरी-टू-एनरोलमेंट फनल मिलता है — कितनी इंक्वायरी आईं, कितनी कंवर्ट हुईं, और आवेदक कहाँ छोड़ रहे हैं — इसके लिए काउंसलर द्वारा साप्ताहिक रिपोर्ट तैयार करने का इंतजार नहीं करना पड़ता। ड्रॉप-ऑफ पॉइंट्स को काफी पहले ही देखा जा सकता है ताकि उन पर कार्रवाई की जा सके।
मल्टी-ब्रांच रोलअप
कई कैंपस या शाखाएं चलाने वाले ग्रुप के लिए, इंक्वायरी और कन्वर्जन डेटा ऑटोमैटिकली एक सेंट्रल डैशबोर्ड में जुड़ जाता है, जबकि प्रत्येक शाखा की काउंसलिंग टीम अपनी लोकल कतार से काम करती है। सेंट्रल ऑफिस को अब हर ब्रांच से अलग-अलग आंकड़े मांगने की जरूरत नहीं है।
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