NAAC Criteria 2026: SSR, IQAC, DVV र Documentation को बारेमा कलेजहरूले जान्नै पर्ने कुराहरू

NAAC का सात Criteria को बुझौं: SSR, IQAC, DVV, Documentation र Evidence को लागि एउटा व्यावहारिक Guide

धेरैजसो उच्च शिक्षा संस्थानहरू (Higher Education Institutions) को लागि NAAC को तयारी गर्न गाह्रो हुनुको कारण संस्थानले के गरिरहेको छ भन्ने कुरा मानिसहरूलाई थाहा नभएर होइन।

वास्तविक चुनौती तब सुरु हुन्छ जब कसैले एउटा साधारण प्रश्न सोध्छ:

के तपाईं यसलाई प्रमाण (prove) गर्न सक्नुहुन्छ?

एउटा कलेजले दर्जनौं सेमिनारहरू आयोजना गरेको हुन सक्छ, विद्यार्थी विकास कार्यक्रमहरू सञ्चालन गरेको हुन सक्छ, संकाय (Faculty) अनुसन्धानलाई सहयोग गरेको हुन सक्छ, विस्तार (Extension) गतिविधिहरू गरेको हुन सक्छ, Feedback सङ्कलन गरेको हुन सक्छ र नयाँ शैक्षिक पहलहरू सुरु गरेको हुन सक्छ।

तर यदि ती सहायक रेकर्डहरू विभिन्न विभागहरू, व्यक्तिगत कम्प्युटरहरू, इमेल खाताहरू र क्लाउड फोल्डरहरूमा तितरबितर छन् भने, सही प्रमाण खोज्न अचम्मको रूपमा गाह्रो हुन सक्छ।

एउटा व्यक्तिसँग तस्बिरहरू छन्।

अर्को व्यक्तिसँग उपस्थिति (Attendance) सीट छ।

अरू कसैसँग कार्यक्रमको रिपोर्ट छ।

स्वीकृति पत्र (Approval letter) पुरानो फाइलमा हुन सक्छ।

र सबै कुरा कहाँ छ भनेर थाहा पाउने व्यक्ति जानकारी चाहिएको बेला उपलब्ध नहुन सक्छ।

त्यसैले NAAC का सात Criteria हरू बुझ्न धेरै महत्त्वपूर्ण छ।

यी Criteria हरूलाई Self Study Report को लागि मात्र पूरा गर्नुपर्ने सात फरक खण्डहरूको रूपमा हेरिनु हुँदैन। तिनीहरूले संस्थागत कार्यप्रणालीका विभिन्न आयामहरूलाई प्रतिनिधित्व गर्छन्।

तिनीहरूले संस्थानहरूलाई पाठ्यक्रम (Curriculum), अध्यापन (Teaching), अनुसन्धान (Research), पूर्वाधार (Infrastructure), विद्यार्थी सहयोग (Student support), सुशासन (Governance) र संस्थागत मूल्य मान्यताहरूलाई कसरी अगाडि बढाउँछन् भनेर प्रदर्शन गर्न भन्छन्।

सटीक आवश्यकताहरू लागू हुने NAAC ढाँचा र संस्थानको वर्ग अनुसार फरक पर्न सक्छन्। NAAC प्रक्रियाहरू, म्यानुअलहरू र पोर्टलहरू परिवर्तन हुन सक्ने हुनाले, संस्थानहरूले डाटा तयार गर्दा वा पेस गर्दा सधैं पछिल्लो लागू हुने आधिकारिक दिशानिर्देशहरू हेर्नुपर्छ।

त्यसै सन्दर्भमा, आउनुहोस् व्यावहारिक दृष्टिकोणबाट सात Criteria को समीक्षा गरौं।

Criterion 1: Curricular Aspects

पहिलो Criterion पाठ्यक्रम र यसलाई कार्यान्वयन, सहयोग र सुधार गर्न संस्थानको भूमिकामा केन्द्रित छ।

पहिलो नजरमा, यो सरल देखिन सक्छ।

प्रत्येक मान्यता प्राप्त संस्थानसँग पाठ्यक्रम हुन्छ।

सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण प्रश्न यो हो कि संस्थानले आफ्नो अधिकार क्षेत्रभित्र रहेर त्यो पाठ्यक्रमको प्रभावकारी डेलिभरी र विकासमा कसरी योगदान पुर्याउँछ।

सम्बन्धन प्राप्त (Affiliated) कलेजको लागि, यसमा निर्धारित विश्वविद्यालयको पाठ्यक्रम कत्तिको प्रभावकारी रूपमा कार्यान्वयन गरिएको छ भनेर देखाउनु समावेश हुन सक्छ।

स्वायत्त (Autonomous) संस्थानसँग पाठ्यक्रम डिजाइन, संशोधन र नवप्रवर्तन (Innovation) प्रदर्शन गर्न ठूलो अवसर हुन सक्छ।

Data Analytics सँग सम्बन्धित नयाँ विषय/कोर्स सुरु गर्ने संस्थानलाई विचार गरौं।

पाठ्यक्रम (Syllabus) कथाको एउटा भाग मात्र हो।

एउटा थप पूर्ण संस्थागत रेकर्डले यस्ता प्रश्नहरूको उत्तर दिन सक्छ:

• कुन आवश्यकताले गर्दा यो कोर्स सुरु गरियो?

• के विद्यार्थी वा सरोकारवालाहरू (Stakeholders) को Feedback लाई ध्यानमा राखिएको थियो?

• के त्यहाँ उद्योग वा रोजगारीसँग सम्बन्धित आवश्यकता थियो?

• के संकाय सदस्यहरूले पाठ्यक्रम विकासमा योगदान दिए?

• के सम्बन्धित शैक्षिक निकायहरू (Academic bodies) संलग्न थिए?

• Syllabus को समीक्षा कसरी गरियो?

• कुन शिक्षण सामग्रीहरू (Learning resources) विकास गरियो?

यो भिन्नता महत्त्वपूर्ण छ।

NAAC को कागजात (Documentation) ले कुनै गतिविधि भयो भनेर मात्र स्थापित गर्नु हुँदैन। जहाँ लागू हुने Metric ले माग गर्दछ, प्रमाणले त्यो गतिविधिसँग सम्बन्धित प्रक्रिया, उद्देश्य र नतिजा स्थापित गर्न मद्दत गर्नुपर्छ।

त्यसैले उपयोगी रेकर्डहरूमा पाठ्यक्रम-सम्बन्धित माइन्युटहरू, शैक्षिक योजनाहरू, Feedback विश्लेषण, Value-added कार्यक्रमहरू, Certificate कोर्सहरू र लागू ढाँचा अनुसार आवश्यक अन्य सहायक कागजातहरू समावेश हुन सक्छन्।

Criterion 2: Teaching, Learning and Evaluation

Criterion 2 ले विद्यार्थीहरूको मुख्य शैक्षिक अनुभवलाई समेट्छ।

अध्यापन योजनाहरू (Teaching plans) तयार गरिन्छ।

कक्षा सञ्चालन गरिन्छ।

आन्तरिक मूल्याङ्कन (Internal assessments) हुन्छ।

परीक्षा सञ्चालन हुन्छ।

नतिजा प्रकाशन गरिन्छ।

तर प्रभावकारी कागजातले यी गतिविधिहरूको उपस्थितिभन्दा बढी देखाउन आवश्यक छ।

संस्थानहरूले विभिन्न सिकाइ आवश्यकताहरूलाई कसरी सम्बोधन गर्छन्, शिक्षण रणनीतिहरू प्रयोग गर्छन्, विद्यार्थीको कार्यसम्पादनको अनुगमन गर्छन् र सिकाइ उपलब्धिहरूमा सुधार गर्छन् भनेर प्रदर्शन गर्नुपर्ने हुन सक्छ।

६० जना विद्यार्थी रहेको कक्षाको कल्पना गरौं जहाँ १२ जना विद्यार्थीले विशेष विषयमा कमजोर प्रदर्शन गर्छन्।

एउटा तरिका भनेको अंकहरू रेकर्ड गर्ने र अर्को सेमेस्टरमा अगाडि बढ्ने हो।

अर्को तरिका भनेको अतिरिक्त सहयोग आवश्यक पर्ने विद्यार्थीहरूको पहिचान गर्ने, Remedial शिक्षणको व्यवस्था गर्ने, पूरक सामग्रीहरू उपलब्ध गराउने र उनीहरूको पछिल्लो कार्यसम्पादनको अनुगमन गर्ने हो।

दोस्रो तरिकाले अझ स्पष्ट प्रमाण ट्रेल (Evidence trail) सिर्जना गर्छ।

सहायक रेकर्डहरूमा निम्न समावेश हुन सक्छन्:

• विद्यार्थीहरूको पहिचान

• Remedial शिक्षण तालिका

• उपस्थिति रेकर्डहरू

• संकाय कागजातहरू (Faculty documentation)

• अतिरिक्त शिक्षण सामग्री

• Follow-up मूल्याङ्कनहरू

• कार्यसम्पादन विश्लेषण

महत्त्वपूर्ण सिद्धान्त यो हो कि यस्ता रेकर्डहरू वास्तविक शैक्षिक प्रक्रियाहरूबाट आउनुपर्छ।

Accreditation आवश्यकताहरू पूरा गर्नको लागि मात्र पछि कागजी कार्यहरू सिर्जना गर्दा असंगतिहरू सिर्जना हुन सक्छ र प्रमाणको विश्वसनीयता कमजोर हुन सक्छ।

Criterion 3: Research, Innovations and Extension

जब अनुसन्धानको कुरा आउँछ, अक्सर Publications हरू दिमागमा आउने पहिलो कुरा हो।

यद्यपि, Criterion 3 ले लागू हुने मूल्याङ्कन ढाँचा अनुसार संस्थागत गतिविधिहरूको फराकिलो दायरालाई समेट्छ।

यसमा अनुसन्धान, नवप्रवर्तन (Innovation), Consultancy, सहकार्य (Collaboration), extension र समुदाय-उन्मुख पहलहरू समावेश हुन सक्छन्।

स्थानीय समुदायमा सञ्चालन गरिएको विद्यार्थी Extension कार्यक्रमलाई विचार गरौं।

कार्यक्रमको तस्बिरले केही भयो भन्ने कुरा प्रमाणित गर्छ।

तर एउटा बलियो प्रमाणको सेटले पूर्ण सन्दर्भ प्रदान गर्न सक्छ।

उदाहरणका लागि:

• गतिविधि प्रस्ताव (Proposal)

• संस्थागत स्वीकृति

• कार्यक्रम सूचना

• सहभागी विवरण

• उपस्थिति रेकर्ड

• तस्बिरहरू

• गतिविधि रिपोर्ट

• Feedback

• उपलब्धिहरू (Outcomes)

• Follow-up कागजातहरू

यी रेकर्डहरूले सँगै योजना, सहभागिता, कार्यान्वयन र नतिजाहरू देखाउँछन्।

अनुसन्धान कागजातले पनि उस्तै तरिकाले काम गर्छ।

Publication को सूची महत्त्वपूर्ण हुन सक्छ, तर संस्थानहरूले सम्बन्धित NAAC metric को लागि आवश्यक जुनसुकै सहायक जानकारी पनि कायम राख्नुपर्छ।

Funded अनुसन्धान, Publications, Patents, Consultancy, सहकार्य, नवप्रवर्तन गतिविधिहरू र अनुसन्धान परियोजनाहरूसँग सम्बन्धित रेकर्डहरू आदर्श रूपमा SSR बुझाउनु भन्दा केही समय अघि तयार गर्नुको सट्टा मूल्याङ्कन अवधिभर कायम राखिनुपर्छ।

Criterion 4: Infrastructure and Learning Resources

Infrastructure अक्सर बुझ्नको लागि सबैभन्दा सजिलो क्षेत्रहरू मध्ये एक हो किनभने यसको धेरै भाग भौतिक रूपमा देखिन्छ।

त्यहाँ कक्षाकोठाहरू छन्।

प्रयोगशालाहरू (Laboratories) छन्।

पुस्तकालयहरू छन्।

कम्प्युटरहरू छन्।

खेलकुद सुविधाहरू छन्।

डिजिटल साधनहरू छन्।

तर Infrastructure हुनु मात्र तस्बिरको एउटा भाग हो।

संस्थानले साधनहरूको मर्मतसम्भार, स्तरोन्नति (Upgrade) र उपयोग कसरी गरिन्छ भनेर पनि देखाउन सक्षम हुनुपर्छ।

उदाहरणका लागि, मानिलिनुहोस् एउटा कम्प्युटर ल्याबमा ५० वटा सिस्टमहरू छन्।

एउटा तस्बिरले ल्याब अस्तित्वमा छ भन्ने कुरा स्थापित गर्छ।

यसले यो सुविधाले विद्यार्थीको सिकाइलाई कसरी सहयोग गर्छ भनेर देखाउँदैन।

लागू हुने आवश्यकता अनुसार, उपयोगी सहायक रेकर्डहरूमा निम्न समावेश हुन सक्छन्:

• Asset registers

• ल्याब प्रयोग रेकर्डहरू

• समयतालिका (Timetables)

• सफ्टवेयर उपलब्धता

• मर्मतसम्भार रेकर्डहरू

• AMC कागजातहरू

• खरिद रेकर्डहरू

• Upgradation विवरणहरू

• विद्यार्थी उपयोग जानकारी

यो सिद्धान्त पुस्तकालयहरूमा पनि लागू हुन्छ।

पुस्तकालय केवल पुस्तकहरूको सङ्ग्रह मात्र होइन।

यसको सान्दर्भिकता साधनहरूले अध्यापन र सिकाइलाई कसरी सहयोग गर्छन्, विद्यार्थीहरूले भौतिक र डिजिटल सामग्रीहरू कसरी पहुँच गर्छन्, र पुस्तकालय सेवाहरू कसरी व्यवस्थापन गरिन्छ भन्ने कुरामा पनि निर्भर गर्दछ।

व्यापक पाठ सरल छ:

Infrastructure संस्थानको स्वामित्वमा के छ भन्ने बारे मात्र होइन। यो ती साधनहरूको मर्मतसम्भार र प्रयोग कसरी गरिन्छ भन्ने बारे पनि हो।

Criterion 5: Student Support and Progression

Criterion 5 कक्षाकोठाको अध्यापनभन्दा बाहिर विद्यार्थीको यात्रामा केन्द्रित छ।

स्कुल पूरा गरेपछि कलेज प्रवेश गर्ने विद्यार्थीलाई विचार गरौं।

पछिल्ला वर्षहरूमा, संस्थानले छात्रवृत्ति (Scholarships), Mentoring, Counselling, Career guidance, Internships, Skill-development कार्यक्रमहरू, प्रतियोगी परीक्षा सहयोग र अन्य सेवाहरू प्रदान गर्न सक्छ।

यी गतिविधिहरू विद्यार्थीको समग्र संस्थागत अनुभवको हिस्सा हुन्।

मानिलिनुहोस् कलेजले प्रतियोगी परीक्षाहरूको लागि Coaching आयोजना गर्दछ।

कार्यक्रमको एउटा तस्बिरले केही प्रमाण प्रदान गर्दछ।

अझ पूर्ण रेकर्डमा निम्न समावेश हुन सक्छन्:

• कार्यक्रम घोषणा

• विद्यार्थी दर्ता

• उपस्थिति

• तालिका

• Resource person को जानकारी

• शिक्षण सामग्री

• Feedback

• नतिजाहरू (Outcomes)

• Follow-up गतिविधिहरू

यो सिद्धान्त Mentoring मा पनि लागू हुन्छ।

Mentoring नीति हुनु र Mentoring वास्तवमा भइरहेको छ भनेर देखाउनु फरक कुरा हो।

विद्यार्थीको Progression डाटा पनि महत्त्वपूर्ण छ।

लागू हुने NAAC आवश्यकताहरूमा निर्भर गर्दै, संस्थानहरूलाई उच्च शिक्षा, रोजगारी, Placements, Internships, उद्यमी (Entrepreneurship) र अन्य Progression नतिजाहरूसँग सम्बन्धित भरपर्दो जानकारी चाहिन सक्छ।

यसले सही विद्यार्थी रेकर्डहरूलाई विशेष रूपमा महत्त्वपूर्ण बनाउँछ।

Criterion 6: Governance, Leadership and Management

Criterion 6 ले संस्थानलाई संगठनात्मक र व्यवस्थापकीय दृष्टिकोणबाट हेर्छ।

यसले नेतृत्व, योजना, निर्णय प्रक्रिया, मानव संसाधन व्यवस्थापन (HRM), वित्तीय प्रशासन र संस्थागत विकास जस्ता क्षेत्रहरूलाई हेर्छ।

एउटा रणनीति योजना (Strategic plan) उपयोगी हुन्छ।

तर फाइलभित्र बसेको रणनीति योजनाले कार्यान्वयन भएको देखाउँदैन।

मानिलिनुहोस् एउटा संस्थानले अनुसन्धानलाई सुदृढ पार्न तीन वर्षे उद्देश्य निर्धारण गर्छ।

योजना स्वीकृत भएपछि के भयो?

शायद संस्थानले अनुसन्धान प्रोत्साहन (Incentives) सुरु गर्यो।

शायद Faculty Development Programmes आयोजना गरियो।

शायद Seed funding उपलब्ध गराइयो।

शायद अनुसन्धान प्रस्तावहरू (Proposals) बढे।

शायद संस्थानले समय-समयमा प्रगति समीक्षा गर्यो।

यसले एउटा अर्थपूर्ण क्रम सिर्जना गर्छ:

Plan → Implement → Monitor → Review → Improve

त्यो क्रम मूल रणनीतिक कागजात प्रस्तुत गर्नुभन्दा धेरै जानकारीमूलक हुन्छ।

यो त्यो ठाउँ पनि हो जहाँ संस्थागत नेतृत्व र IQAC ले मिलेर काम गर्न आवश्यक छ।

गुणस्तर आश्वासन (Quality assurance) तब मात्र अर्थपूर्ण हुन्छ जब अवलोकन र सिफारिसहरूले वास्तविक संस्थागत कार्यमा लैजान्छन्।

Criterion 7: Institutional Values and Best Practices

Criterion 7 लाई कहिलेकाहीँ विविध गतिविधिहरूको सङ्ग्रहको रूपमा व्यवहार गरिन्छ।

यसलाई संस्थागत अभ्यासमा प्रतिबिम्बित मूल्य मान्यताहरू प्रदर्शन गर्ने अवसरको रूपमा बुझ्नु अझ राम्रो हुन्छ।

लागू हुने ढाँचामा निर्भर गर्दै, यसमा निम्न जस्ता क्षेत्रहरू समावेश हुन सक्छन्:

• लैङ्गिक समानता (Gender equity)

• वातावरणीय दिगोपना (Environmental sustainability)

• समावेशिता (Inclusiveness)

• पहुँचयोग्यता (Accessibility)

• व्यावसायिक नैतिकता (Professional ethics)

• समुदाय संलग्नता

• सामाजिक उत्तरदायित्व

• संस्थागत उत्कृष्ट अभ्यासहरू (Best practices)

आफूलाई वातावरणीय रूपमा जिम्मेवार भनी वर्णन गर्ने संस्थानलाई विचार गरौं।

त्यो प्रतिबद्धतालाई के कुराले देखाउँछ?

यसमा सोलार ऊर्जा प्रणाली हुन सक्छ।

यसले फोहोर वर्गीकरण (Waste-segregation) अभ्यासहरू सञ्चालन गर्न सक्छ।

यसमा आकाशे पानी सङ्कलन (Rainwater harvesting) हुन सक्छ।

यसले वातावरणीय सचेतना कार्यक्रमहरू सञ्चालन गर्न सक्छ।

यसले दिगोपना पहलहरूमा विद्यार्थीहरूलाई संलग्न गराउन सक्छ।

महत्त्वपूर्ण कुरा भनेको केवल भनाइमा मात्र निर्भर हुनुको सट्टा उपयुक्त प्रमाणको साथ वास्तविक अभ्यास प्रदर्शन गर्नु हो।

उत्कृष्ट अभ्यासहरू (Best practices) को लागि पनि यही कुरा लागू हुन्छ।

एउटा उत्कृष्ट अभ्यास ठूलो वा महँगो नवप्रवर्तन नै हुनुपर्छ भन्ने छैन।

यो एउटा राम्रोसँग डिजाइन गरिएको संस्थागत प्रक्रिया हुन सक्छ जुन निरन्तर कार्यान्वयन गरिन्छ र यसले अर्थपूर्ण नतिजा दिन्छ।

SSR कहाँ फिट हुन्छ?

यी सबै गतिविधिहरू अन्ततः NAAC प्रक्रियाको सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण घटकहरू मध्ये एकसँग जोडिन्छन्: Self Study Report (SSR)।

यो शब्द आफैंले एउटा उपयोगी संकेत प्रदान गर्छ।

यो एउटा स्व-अध्ययन हो।

संस्थानले मूलतः कागजात गरिरहेको छ:

• यसले के गर्छ

• यसले कसरी गर्छ

• ती गतिविधिहरूलाई कुन प्रमाणले सहयोग गर्छ

• के कस्ता नतिजाहरू हासिल भएका छन्

• के कस्ता सुधारहरू गरिएका छन्

• कहाँ थप सुधार आवश्यक छ

यस कारणका लागि, SSR लाई केवल भर्नुपर्ने फारमको रूपमा हेरिनु हुँदैन।

आदर्श रूपमा, यो समयसँगै गरिएको संस्थागत डाटा सङ्कलन, कागजात, विश्लेषण र समीक्षाको नतिजा हुनुपर्छ।

एउटा व्यापक भनाइ जस्तै:

"संस्थानले संकाय विकासलाई प्रवर्द्धन गर्दछ।"

ले आफैंमा धेरै मापनयोग्य जानकारी प्रदान गर्दैन।

एउटा बलियो संस्थागत रेकर्डले सञ्चालित कार्यक्रमहरूको सङ्ख्या, सहभागिता, समेटिएका क्षेत्रहरू र नतिजाहरू जस्ता सान्दर्भिक विवरणहरू प्रदान गर्न सक्छ, जहाँ ती विवरणहरू लागू हुने metric अनुसार आवश्यक हुन्छन्।

फरक महत्त्वपूर्ण छ।

एउटा दाबी हो।

अर्को परीक्षण गर्न सकिने जानकारीद्वारा समर्थित दाबी हो।

IQAC: निरन्तर गुणस्तर सुधार कायम राख्दै

The Internal Quality Assurance Cell (IQAC) ले संस्थागत गुणस्तर प्रक्रियाहरू कायम राख्न महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ।

यसको भूमिकालाई Accreditation चक्र नजिकिँदा SSR तयार गर्नमा मात्र सीमित गरिनु हुँदैन।

एउटा क्रियाशील IQAC ले गुणस्तर पहलहरूको समन्वय गर्न, राम्रा अभ्यासहरूलाई प्रोत्साहन गर्न, Feedback समीक्षा गर्न, संस्थागत गतिविधिहरूको अनुगमन गर्न, उपयुक्त रेकर्डहरू कायम राख्न र निरन्तर सुधारलाई सहयोग गर्न मद्दत गर्न सक्छ।

आदर्श रूपमा, गुणस्तर आश्वासन शैक्षिक वर्षभरि जारी रहनुपर्छ।

एउटा व्यावहारिक चक्र यस्तो देखिन सक्छ:

Plan → Implement → Record → Review → Improve → Repeat

यो Accreditation को सूचनालाई पर्खने र त्यसपछि गहन कागजात सङ्कलन कार्य सुरु गर्ने भन्दा धेरै फरक छ।

सबैभन्दा बलियो कागजी प्रणालीहरू सामान्य संस्थागत सञ्चालनभित्रै निर्माण हुन्छन्।

DVV लाई बुझ्दै

NAAC प्रक्रियाको अर्को महत्त्वपूर्ण भाग Data Validation and Verification (DVV) हो।

मूल धारणा यो हो कि संस्थागत डाटा र दाबीहरू लागू हुने मूल्याङ्कन प्रक्रिया अनुसार प्रमाणिकरण र प्रमाणीकरणको विषय हुन सक्छन्।

यसले निरन्तरता (Consistency) लाई अत्यन्तै महत्त्वपूर्ण बनाउँछ।

मानिलिनुहोस् एउटा संस्थानले एक ठाउँमा एउटा तथ्याङ्क र अन्तै अर्को तथ्याङ्क रिपोर्ट गर्छ।

त्यो असंगतिलाई स्पष्टीकरण आवश्यक पर्न सक्छ।

त्यस्तै गरी, यदि पेस गरिएको कागजातले दाबीलाई पर्याप्त रूपमा समर्थन गर्दैन भने, वा यदि मिति र अन्य विवरणहरू रेकर्डहरूमा मेल खाँदैनन् भने, अतिरिक्त प्रश्नहरू उब्जन सक्छन्।

संस्थानहरूको लागि एउटा उपयोगी सिद्धान्त त्यसैले हो:

कुनै पनि तथ्याङ्क आकर्षक देखिन्छ भनेर कहिल्यै रिपोर्ट नगर्नुहोस्। यसलाई रिपोर्ट गर्नुहोस् किनभने संस्थानसँग यसलाई समर्थन गर्न भरपर्दो प्रमाण छ।

बढाइचढाइ गरिएको डाटा भन्दा सही डाटा अझ बढी मूल्यवान हुन्छ।

Documentation: गतिविधि हुँदा नै यसलाई तयार गर्नुहोस्

सबैभन्दा सामान्य प्रशासनिक समस्याहरू मध्ये एक कागजी कार्य (Documentation) लाई पछि सार्नु हो।

सोच अक्सर यस्तै हुन्छ:

"हामीसँग कतै गतिविधिका रेकर्डहरू छन्। हामी पछि सबै कुरा व्यवस्थित गर्नेछौं।"

समस्या यो हो कि "पछि" सामान्यतया तब आउँछ जब Accreditation को अन्तिम म्याद नजिकिँदै गरेको हुन्छ।

अझ राम्रो दृष्टिकोण भनेको गतिविधिहरू भइरहँदा नै कागजातहरू तयार गर्नु हो।

उदाहरणका लागि, यदि कुनै विभागले सेप्टेम्बरमा सेमिनार सञ्चालन गर्छ भने, यसको प्रमाण तुरुन्तै व्यवस्थित गर्न सकिन्छ:

Approval → Notice → Registration → Attendance → Photographs → Report → Feedback → Outcome

यही दृष्टिकोण वर्कशप, FDPs, Extension कार्यक्रमहरू, विद्यार्थी गतिविधिहरू, समिति बैठकहरू, अनुसन्धान पहलहरू र अन्य संस्थागत कार्यक्रमहरूमा लागू गर्न सकिन्छ।

समय बित्दै जाँदा, यसले फाइलहरूको सङ्ग्रहभन्दा अझ बढी मूल्यवान केही सिर्जना गर्छ।

यसले संस्थागत सम्झना (Institutional memory) सिर्जना गर्छ।

पाँच-मिनेट प्रमाण परीक्षण (The Five-Minute Evidence Test)

NAAC को तयारीको मूल्याङ्कन गर्ने एउटा उपयोगी तरिका सोध्नु हो:

यदि कसैले अहिल्यै प्रमाणको कुनै विशेष टुक्रा माग्यो भने, के संस्थानले यसलाई पाँच मिनेटभित्र खोज्न सक्छ?

यदि उत्तर 'हो' हो भने, कागजी प्रणाली सम्भवतः राम्रोसँग काम गरिरहेको छ।

यदि उत्तर 'होइन' हो भने, संस्थानले आफ्ना रेकर्डहरू कसरी व्यवस्थित छन् भनेर सुधार गर्नुपर्ने हुन सक्छ।

यो एउटा यस्तो क्षेत्र हो जहाँ डिजिटल NAAC व्यवस्थापन प्रणालीहरूले व्यावहारिक सहयोग प्रदान गर्न सक्छन्।

प्रविधिले वास्तविक संस्थागत गतिविधिहरू सिर्जना गर्न वा वैध प्रमाणहरू उत्पादन गर्न सक्दैन।

यसले के गर्न सक्छ भने Criteria, विभागहरू, गतिविधिहरू, metrics र रिपोर्टिङ आवश्यकताहरू अनुसार हालका रेकर्डहरू व्यवस्थित गर्न मद्दत गर्दछ।

छरिएका फोल्डरहरू र अन्तिम मिनेटको प्रमाण सङ्कलनबाट टाढा रहन खोज्ने संस्थानहरूको लागि, एउटा समर्पित NAAC व्यवस्थापन प्लेटफर्मले कागजातहरू, रिपोर्टहरू र संस्थागत डाटाहरू व्यवस्थापन गर्न एक संरचनात्मक वातावरण प्रदान गर्न सक्छ।

Sonet Microsystems ले NAAC व्यवस्थापन प्लेटफर्म प्रदान गर्दछ जसलाई संस्थानहरूले यसको नि:शुल्क ट्रायल मार्फत प्रयोग गरी हेर्न सक्छन्।

NAAC लाई हेर्ने एउटा व्यावहारिक तरिका

सात Criteria, SSR, IQAC, DVV र कागजातहरूलाई विचार गरेपछि, सम्पूर्ण प्रक्रियालाई एउटा साधारण शृङ्खलामा घटाउन सकिन्छ:

Activity → Evidence → Data → Review → Improvement

हरेक लिङ्कले फरक पार्छ।

कागजात बिनाको गतिविधिलाई प्रदर्शन गर्न गाह्रो हुन्छ।

विश्लेषण बिनाको कागजातले सुधारको बारेमा थोरै मात्र अन्तर्दृष्टि दिन सक्छ।

समीक्षा बिनाको डाटा संख्याहरूको सङ्ग्रह बाहेक केही नहुन सक्छ।

र कारबाही बिनाको समीक्षाले गुणस्तर आश्वासनको मूल्यलाई सीमित गर्दछ।

त्यसैले प्रभावकारी NAAC तयारी Accreditation को सूचना आएपछि मात्र सुरु हुनु हुँदैन।

यो नियमित संस्थागत प्रशासनको हिस्सा हुनुपर्छ।

लक्ष्य ठूला फाइलहरू सिर्जना गर्नु वा आफ्नै लागि कागजी कार्य उत्पादन गर्नु होइन।

लक्ष्य एउटा भरपर्दो प्रणाली विकास गर्नु हो जहाँ संस्थानको वास्तविक काम रेकर्ड गरिन्छ, व्यवस्थित गरिन्छ, समीक्षा गरिन्छ र आवश्यक परेको बेला उपलब्ध हुन्छ।

जब त्यो प्रणाली लागू हुन्छ, NAAC को तयारी हराइरहेका कागजातहरू खोज्ने बारे कम र संस्थानले वास्तवमा के गर्छ भन्ने कुराको सही तस्बिर प्रस्तुत गर्ने बारे बढी हुन्छ।

राम्रो NAAC तयारी अन्ततः धेरै कागजातहरू हुनुको बारेमा होइन। यो सही समयमा व्यवस्थित, र वास्तविक संस्थागत सुधारसँग जोडिएको सही प्रमाण (Right evidence) हुनुको बारेमा हो।