शाळांची साखळी (Chain of Schools) चालवत आहात? ग्रुप-वाईड ऑटोमेशन का महत्त्वाचे आहे ते जाणून घ्या

एकुलती एक शाळा एक्सेल शीट्स, बेसिक अटेंडन्स ॲप आणि पालकांच्या अपडेट्ससाठी WhatsApp ग्रुपच्या मदतीने चालू शकते. परंतु शाळांची साखळी (Chain of Schools) अशा प्रकारे चालू शकत नाही. याचे कारण कोणत्याही शाखेचे काम चुकीचे चालले आहे असे नाही, तर जेव्हा तुमच्यावर पाच, पन्नास किंवा चारशे शाखांची जबाबदारी असते, तेव्हा काही ना काही चूक कुठे ना कुठे रोज होत असते. मोठी समस्या निर्माण होईपर्यंत ती नेमकी कुठे होत आहे हे पाहण्याचा कोणताही मार्ग नसतो.

व्हिजिबिलिटीची (पारदर्शकतेची) समस्या हीच खरी समस्या आहे

शाळांच्या साखळीच्या केंद्रीय कार्यालयाला (Central Office) एक साधा प्रश्न विचारा: "या टर्मचे फी कलेक्शन कोणत्या शाखांचे बाकी आहे?" आणि जर ती साखळी प्रत्येक शाखेनुसार वेगळी सिस्टीम वापरत असेल, तर प्रामाणिक उत्तर सहसा असे असेल: "आम्हाला प्रत्येक प्रिन्सिपलला फोन करून विचारावे लागेल." हा विलंब म्हणजे स्टँडर्डायझेशन न करण्याचा खरा खर्च आहे. याचा अर्थ वैयक्तिक शाखा काम करू शकत नाहीत असा नाही, तर ग्रुप ऑफिसकडे त्यांच्यावर लक्ष ठेवण्यासाठी कोणताही विश्वासार्ह, रिअल-टाइम व्ह्यू नसतो.

ग्रुप-वाईड ऑटोमेशन प्रत्यक्षात कसे दिसते?

चेन स्कूल्स मॅनेजमेंट प्लॅटफॉर्म सेंट्रल ऑफिसला एका शाखेसाठी किंवा चारशे शाखांसाठी समान ऑपरेशनल व्ह्यू देतो:

• प्रत्येक शाखेचे एकत्रीकरण केलेले फी आणि फायनान्स रिपोर्टिंग (Consolidated fee and finance reporting), जे शाखेने सादर केलेल्या अहवालांवरून महिन्याला संकलित करण्याऐवजी रिअल-टाइममध्ये अपडेट होते.

• स्टँडर्डाइज्ड ॲडमिशन वर्कफ्लो, जेणेकरून कोणत्याही शाखेत आलेली पालकांची चौकशी एकाच पद्धतीने हाताळली जाते आणि ग्रुप ऑफिसला त्याच पद्धतीने रिपोर्ट केली जाते.

• ग्रुप-वाईड स्टाफ रेकॉर्ड्स, जे शिक्षक एका शाखेतून दुसऱ्या शाखेत ट्रान्सफर होतात किंवा ग्रुप केंद्रीय स्तरावर भरती करत असतो तेव्हा उपयुक्त ठरतात.

• ग्रुप चालवणाऱ्या ट्रस्ट किंवा सोसायटीसाठी एकत्रित डॅशबोर्डसोबतच प्रिन्सिपल्ससाठी ब्रांच-लेव्हल डॅशबोर्ड.

• शाखांमध्ये समान परीक्षा आणि रिपोर्ट कार्ड फॉरमॅट, जरी वैयक्तिक शाखा आधी वेगवेगळ्या प्रक्रिया वापरत असल्या तरीही.

"प्रत्येक शाखेसाठी स्वतंत्र सिस्टीम" ही पद्धत सहसा का अपयशी ठरते?

स्थानिक स्वायत्ततेमुळे चांगले परिणाम मिळतील या विचाराने प्रत्येक शाखेच्या प्रिन्सिपलला त्यांचे स्वतःचे सॉफ्टवेअर निवडू देणे प्रलोभन देणारे वाटते. पण प्रत्यक्षात, यामुळे ग्रुपच्या फायद्याच्या अगदी उलट परिणाम होतो: ब्रांच A च्या प्रवेश डेटाची तुलना ब्रांच B शी केली जाऊ शकत नाही, ग्रुप-वाईड फी पॉलिसी पाच वेगवेगळ्या प्रकारे मॅन्युअली लागू करावी लागते, आणि नवीन शाखेला उर्वरित साखळीकडून तयार टेम्पलेट मिळण्याऐवजी सर्वकाही शून्य स्क्रॅचपासून सुरू करावे लागते. संस्थांची साखळी चालवण्यामागचा मुख्य उद्देश — सामायिक प्रक्रिया, विक्रेत्यांशी सामायिक वाटाघाटी, सामायिक रिपोर्टिंग — अगदी त्याच ऑपरेशनल लेव्हलवर नाहीसा होतो जिथे तो सर्वात जास्त महत्त्वाचा असतो.

जर तुम्ही ग्रुपसाठी याचे मूल्यमापन करत असाल तर काय पाहावे?

1. हा प्लॅटफॉर्म ट्रस्ट/सोसायटी स्तरावर आणि नंतर ब्रांच स्तरावर खऱ्या ग्रुप हायरार्कीला सपोर्ट करतो का, की ते फक्त एका शाळेचे प्रॉडक्ट आहे ज्याला शाखा जोडल्या आहेत?

2. शून्यावरून कॉन्फिगर करण्याऐवजी विद्यमान शाखेला टेम्पलेट म्हणून वापरून नवीन शाखा ऑनबोर्ड केली जाऊ शकते का?

3. त्याच सिस्टीममध्ये ब्रांच लेव्हलवर आणि संपूर्ण ग्रुपसाठी एकत्रित रिपोर्टिंग उपलब्ध आहे का?

4. रेकॉर्ड पुन्हा एंटर न करता शाखांदरम्यान कर्मचारी आणि विद्यार्थ्यांचे ट्रान्सफर होऊ शकते का?

5. विक्रेत्याकडे (Vendor) केवळ एका कॅम्पसचे नव्हे तर मल्टी-ब्रांच रोलआउट्सचे प्रत्यक्ष सहकार्य करण्याचा अनुभव आहे का?

Sonet चे eSSMS आणि 360° campus management solutions हे अगदी याच हायरार्कीचा विचार करून तयार केले गेले आहेत, मग ते काही शाखा चालवणारे ग्रुप्स असोत किंवा शेकडो शाळांचे लोकेशन्स असोत.